Gli officer dei club sociali svolgono un ruolo significativo nel fornire leadership ai membri attraverso la motivazione e il coaching. Inoltre, ciascun ufficiale sociale fa parte di una squadra di ufficiali che gestiscono il club e guidano i membri a raggiungere gli obiettivi del club. L'organo direttivo degli ufficiali è in genere composto da un presidente di club, vicepresidente, segretario e tesoriere. Sebbene ogni club possa avere un proprio manuale procedurale che delinea la leadership effettiva del club, i compiti principali che riguardano la posizione delegata di ciascun officer rimangono gli stessi.
Il Corpo Direttivo
In qualità di officer di club, sei responsabile per compiti specifici relativi alla tua posizione. Tuttavia, oltre alla gestione quotidiana di un club sociale, gli officer di club devono anche lavorare insieme come una squadra per incoraggiare il cameratismo, stabilire e applicare regole e regolamenti e risolvere i conflitti che sorgono tra i membri. Inoltre, è necessario lavorare insieme per pianificare eventi di club e delegare responsabilità ai volontari. Gli officer dei club sociali che appartengono a club mondiali devono anche preparare e archiviare i documenti per la sede del club.
Doveri degli ufficiali presidenziali
Il presidente del club è responsabile del funzionamento generale del club sociale. Dirige tutte le riunioni del club, delega i doveri a tutti gli altri ufficiali e sovrintende alle elezioni per vicepresidente, segretario e tesoriere. Il presidente può riferire a una gerarchia come un consiglio consultivo, un comitato esecutivo, la sede mondiale o l'ufficio studentesco, a seconda del club sociale a cui appartiene, e tenere file aggiornati. Sotto il presidente è il vicepresidente, che agisce per conto dell'ufficiale presidenziale nella stessa misura se non può svolgere le sue funzioni. Inoltre, alcuni club sociali hanno vice presidenti addizionali che sostituiscono il segretario e il tesoriere o che sovrintendono a settori come gli standard dei club, l'appartenenza, l'istruzione, le pubbliche relazioni, la programmazione e le operazioni.
Doveri del Segretario e del Tesoriere
Il segretario gestisce la corrispondenza e conserva tutti i registri del club, tra cui: verbali delle riunioni del club, presenze, elezioni, indirizzi dei membri, numeri di telefono e conti del club. Sebbene alcuni club combinino il ruolo di segretario con il tesoriere, un segretario dedicato raccoglie le quote del club, le consegna al tesoriere del club e occasionalmente assiste anche il vicepresidente. Il tesoriere gestisce il conto bancario del club depositando tutti i soldi in un conto dedicato e pagando le fatture autorizzate. Mantiene ricevute ed esborsi e prepara relazioni finanziarie come documenti di deposito e documenti finanziari aggiornati.
Ufficiali appena eletti
Se sei un officer di club appena eletto, potresti avere molte domande relative al tuo ruolo; leggere il manuale del club è un buon punto di partenza. Inoltre, il manuale del club fungerà da guida per tutta la durata. Un primo incontro con i colleghi ufficiali farà luce su progetti in corso o problemi che potrebbero richiedere la vostra attenzione immediata. Inoltre, una riunione informale consente agli officer di club di pianificare e guardare avanti. In qualità di ufficiale appena nominato, partecipa ai seminari di formazione offerti dal club e assicurati di ricevere documenti o file importanti per la tua posizione.
