È necessario proteggere e inviare diversi documenti quando si effettuano pagamenti a qualcuno entro il 1099. La serie di documenti necessari è utilizzata per verificare le informazioni identificative della persona che si paga, riportare i guadagni 1099 del beneficiario e riassumere le informazioni che si riferiscono sul 1099 modulo.
W-9
Quando indennizzi un privato o un imprenditore entro il 1099, devi ottenere il modulo W-9 dalla persona che stai pagando. Il modulo W-9 è disponibile per il download sul sito web IRS.gov ed è un modulo di certificazione identificativo del contribuente che il beneficiario utilizza per fornire il proprio numero di identificazione fiscale, come il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del datore di lavoro, il suo indirizzo e la sua classificazione di contribuente, come una singola persona, un unico proprietario, società o partnership. È possibile utilizzare le informazioni fornite in questo modulo per emettere moduli 1099 ed eseguire una relazione di identificazione del contribuente per garantire che il numero elencato sul W-9 corrisponda al nome della persona o dell'entità che si paga. Non inviare il modulo W-9 all'IRS a meno che non sia richiesto dall'IRS.
1099 forme
A 1099 è il modulo IRS che utilizzi per segnalare i pagamenti emessi. La persona che si paga riceve una copia del 1099, l'IRS riceve una copia e si conserva una copia per i record aziendali. Esistono diversi tipi di moduli 1099 e quello che si utilizza dipende dal tipo di pagamento emesso. Il 1099 più comune è il modulo 1099-MISC, che viene utilizzato per segnalare la retribuzione del lavoro dipendente o non dipendente, i canoni di affitto e altri tipi di entrate varie. L'IRS fornisce un elenco di moduli 1099 disponibili e i loro usi sul sito web IRS.gov (vedi Risorse). Se si archiviano moduli 1099 su carta, è necessario utilizzare un modulo 1099 prestampato. Non stampare i moduli 1099 dal sito Web IRS.gov poiché la macchina IRS che elabora 1099 informazioni legge solo determinati tipi di inchiostro.
Modulo 1096
Quando si immettono moduli 1099, è necessario riconciliare tutti gli importi che si riferiscono su 1099 sul modulo 1096. Il modulo 1096 è un foglio di riepilogo che è necessario allegare alle copie dell'IRS 1099 e inviato all'IRS come un unico pacchetto. Se si immettono tipi diversi di moduli 1099, è necessario completare un 1096 distinto per ogni tipo di 1099. Il modulo 1096 deve essere completato anche se si emette un solo modulo 1099 durante l'anno.
Scadenze
In generale, i 1099 moduli più comuni, come il 1099-MISC, sono dovuti ai destinatari entro il 31 gennaio e all'IRS entro il 28 febbraio. Tuttavia, a seconda del modulo 1099 da fornire e della data di scadenza, potrebbero essere applicate date di scadenza diverse. 1099 moduli con l'IRS elettronicamente. Devi archiviare 1099 moduli con l'IRS se fornisci più di 250 1099 moduli ai destinatari durante l'anno. I filer elettronici hanno generalmente fino al primo giorno lavorativo di aprile per inviare 1099 informazioni all'IRS, ma non ricevono date alternative per fornire 1099 moduli ai destinatari a meno che un'IRS non conceda un'estensione. Consultare le istruzioni specifiche per il tipo di modulo 1099 da fornire per determinare le date di scadenza e le informazioni sull'estensione.
