Quando una società spende denaro per pagare una spesa, sia in contanti, assegno, trasferimento elettronico o qualsiasi altro metodo, questo è noto come un esborso di cassa nel mondo della contabilità. Un rapporto di esborso di cassa è una registrazione di ogni transazione che ha coinvolto denaro pagato dalla società per qualsiasi motivo. Il rapporto è in genere generato dal pacchetto software di contabilità di un'azienda, come QuickBooks.
Suggerimenti
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Il rapporto di esborso di cassa è un record di tutte le singole transazioni che coinvolgono denaro pagato da una società.
Cos'è un esborso in denaro?
Le erogazioni di cassa rappresentano le singole operazioni di spesa che costituiscono i totali di spesa indicati nel conto economico della società. Ciò include pagamenti per salari e stipendi, inventario, servizi legali esterni, affitto dell'edificio e ogni altra spesa sostenuta dalla società. Quando l'azienda paga le fatture, registra i pagamenti su un giornale di esborsi in contanti nel suo sistema di software di contabilità.
Il conto profitti e perdite della società mostra le erogazioni di cassa ad alto livello e le spese sono mostrate in periodi di tempo diversi a seconda che la società utilizzi la contabilità per cassa o per competenza.
Il giornale di sborso di contanti
Nella contabilità, il termine "giornale" è usato per descrivere un elenco di transazioni registrate che sono state segregate per tipo. Un business utilizza tipicamente diverse riviste nel suo sistema contabile, come un giornale per le vendite, incassi, uscite di cassa e un giornale generale. In molti pacchetti di software di contabilità, gli utenti non vedono i singoli giornali.
Queste transazioni vengono registrate nel giornale generale dell'azienda perché quando un utente genera assegni o inserisce fatture nel sistema, le voci vengono automaticamente apportate a ciascun giornale specifico e quindi trasferite al giornale generale. Ciò ha eliminato la necessità di registrare manualmente le transazioni in una singola rivista come il giornale di esborso di contante. Quando le transazioni contabili venivano registrate a mano, le voci sarebbero state registrate manualmente in un giornale di esborso di cassa e poi trasferite in un giornale generale.
Proteggere i contanti della società
Uno degli usi più importanti per un rapporto di esborso di cassa è quello di aiutare a mantenere stretti controlli interni sul denaro che lascia la società in modo che non finisca nelle mani sbagliate. Questo fa parte di un più ampio processo di controlli interni in contanti che include molti passaggi, come la separazione delle funzioni, nel senso che nessuna transazione finanziaria viene gestita dall'inizio alla fine da un solo dipendente.
Il rapporto di esborso di cassa può dare ai proprietari di affari le informazioni necessarie sulle spese per aiutarli a gestirli nel tempo. Ad esempio, mostra quanto è stato speso per l'inventario per il mese, l'importo speso per le retribuzioni del personale, l'affitto e le locazioni e le spese per eventuali servizi esterni. Il giornale di erogazione di denaro può essere utilizzato come risorsa per pianificare le future decisioni sulla gestione della liquidità. Il rapporto fornisce inoltre un livello di dettaglio necessario per impedire a chiunque nell'azienda di appropriare in modo errato o indirizzare in modo errato i contanti. Ad esempio, rivedere il report nel tempo può aiutare a tracciare i modelli di pagamento per individuare attività insolite o individuare e verificare grandi esborsi per assicurarsi che siano legittimi.
Quando la società versa denaro, deve sempre utilizzare un assegno prestampato e numerato e disporre di politiche in merito a chi in azienda può autorizzare i pagamenti con assegni. Inoltre, quando un'azienda paga le fatture, deve contrassegnarle come pagate per evitare doppi pagamenti non scrupolosi o errati. Revisionare il rapporto di esborso di cassa ogni mese è un modo efficace per cogliere questo e altri problemi.
Per un'azienda è importante avere un numero molto limitato di persone, forse tre o quattro al massimo, che hanno l'autorità di firmare assegni societari. Se un pagamento insolito viene visualizzato su un rapporto di esborso di cassa, diventa semplice rintracciare la copia dell'assegno e parlare con la persona che ha firmato l'assegno per verificare la transazione. I firmatari dovrebbero avere un livello di autorità significativo e appropriato all'interno dell'azienda.
