Qualsiasi persona responsabile della gestione di un'organizzazione deve disporre di solide competenze amministrative, che comprendono sia competenze organizzative che tecniche. Molte organizzazioni assumono assistenti amministrativi per assicurarsi che il lavoro sia completato in modo organizzato ed efficiente. Questi assistenti aiutano le loro organizzazioni con lavori tecnici di base, come la creazione di presentazioni PowerPoint e l'archiviazione di dati su banche dati. Il lavoro di un assistente amministrativo è stato potenziato da tecnologie informatiche avanzate e sistemi di voice messaging efficaci. Capacità organizzative come la gestione del tempo e le capacità di comunicazione sono anche importanti abilità amministrative.
Competenze informatiche
Nell'ambiente di lavoro moderno, le competenze amministrative richiedono competenze informatiche. Gli amministratori efficaci hanno padronanza dei software aziendali di base, inclusi PowerPoint, Excel, Outlook e Word. Secondo Karen Porter, un career coach per professionisti, gli assistenti amministrativi devono possedere capacità di digitazione veloce ed essere efficaci ricercatori di Internet. I moderni assistenti amministrativi svolgono un'ampia attività di desktop publishing e lavorano a stretto contatto con i centri di stampa.
Abilità manageriali
Un individuo con forti capacità amministrative ha la capacità di gestire il proprio tempo e anche il tempo degli altri. Deve organizzare le priorità di lavoro per diverse persone, lavorando sulla pianificazione e sulla gestione del calendario. Oltre alla gestione del tempo, a volte ci si aspetta che le persone con competenze amministrative mostrino capacità di leadership, motivando la squadra e aiutando nella risoluzione dei conflitti.
Capacità di scrittura
Una persona con capacità amministrative può redigere relazioni scritte che trasmettano efficacemente le idee e gli obiettivi dell'organizzazione. Sa esprimere le idee in modo tale che i membri del team capiscano chiaramente cosa ci si aspetta da loro e sanno come procedere. Altri lavori di scrittura che richiedono competenze amministrative sono la correzione di bozze di documenti, la redazione di lettere commerciali e la digitazione di dettature fornite da un dirigente o da un altro membro del team.
Pianificazione degli eventi
La pianificazione degli eventi è una competenza amministrativa che consiste nella pianificazione di riunioni interne ed eventi esterni. Le organizzazioni chiamano gli assistenti amministrativi per organizzare i viaggi e coordinarli con gli orari di lavoro.
