Una proposta scritta offre sempre di rispondere a un bisogno con un servizio, un prodotto o un progetto. Per avere successo, una proposta deve contemporaneamente informare e convincere il proprio pubblico delle qualifiche, della soluzione e del budget del proponente.Una proposta sollecitata in genere fornisce informazioni specifiche che i lettori richiedono in un particolare ordine e formato. Una proposta non richiesta a volte ha bisogno di convincere i lettori che esiste persino un'esigenza. Ad ogni modo, una proposta deve avere un avvincente inizio, metà e fine. Personalizza ogni sezione della tua proposta per fornire in modo sintetico ciò che i tuoi lettori hanno bisogno di sapere per accettare la tua soluzione proposta con sicurezza.
Inizio
Crea "argomenti" della tua proposta. In genere questo consiste in una lettera di trasmissione, un frontespizio, un sommario e un sommario del progetto. Il riepilogo della proposta può assumere la forma di un sommario esecutivo di una pagina o da 100 a 300 parole.
Inizia la tua proposta con l'intestazione "Introduzione". Rivela lo scopo della tua proposta e visualizzane l'anteprima. Descrivi il tuo rapporto con i tuoi lettori o con varie fonti di informazione. Descrivi concisamente la tua soluzione, in particolare i suoi vantaggi, per attirare i tuoi lettori.
Discutere lo "sfondo" della proposta. Indica il problema e descrivi il tuo pubblico. Dimostra di aver studiato bene il problema da più angolazioni per trovare una soluzione valida. Indica chiaramente le tue premesse e ipotesi e definisci i termini di base che utilizzi nella proposta.
mezzo
Descrivi la tua "Soluzione". Mostra ai tuoi lettori perché la tua soluzione è il modo migliore per affrontare il problema urgente. Discutete i benefici della vostra soluzione in modo persuasivo, preferibilmente usando fatti e cifre concreti per sostenere le vostre affermazioni.
Descrivi il "Metodo" o "Metodologia" con cui implementerai la tua soluzione. Includi informazioni su come condurresti e gestirai il lavoro e assicurerai manodopera e risorse sufficienti per fornire risultati di qualità. Dettagli un programma che indica le tappe fondamentali e i checkpoint critici e un piano di lavoro che mostra il coinvolgimento di tutti i partecipanti nel tempo.
Elenca le tue "qualifiche" per rendere i tuoi lettori comodi e sicuri delle tue capacità. Fornire prove che tu e il tuo team, se ce ne sono, avete l'esperienza e il background per fare bene il lavoro.
Dettagli un "Budget" che elenca tutte le risorse necessarie e i relativi costi. Calcola il costo totale dello sforzo, compresi lavoro, materiali, attrezzature, forniture e così via.
Fine
Termina con una "Conclusione" che ribadisce e mette in evidenza i vantaggi della soluzione. Esortare l'approvazione in modo incoraggiante, sicuro e irresistibile. Offrire di fornire ulteriori informazioni, se necessario.
Elenca i tuoi "riferimenti". Cita le fonti che hai usato per sviluppare la tua proposta.
Compilare una sezione "Appendici" comprendente documenti supplementari che supportano le affermazioni o illustrano le dichiarazioni fatte nella proposta. Questi possono includere fogli di calcolo, diagrammi di flusso, progetti simili o casi di studio, curriculum, lettere di raccomandazione, libri bianchi e così via.
Suggerimenti
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Le esigenze di informazione del tuo pubblico dovrebbero guidare cosa includere o escludere dalla tua proposta.
Conduci i tuoi lettori dalla preoccupazione per un problema di eccitazione sulla tua soluzione. Precedere le informazioni sui costi con le tue qualifiche rassicuranti e seguirlo con un riepilogo delle interessanti opportunità e vantaggi della tua soluzione.
Potresti non aver bisogno di tutte le sezioni sopra menzionate e potresti addirittura combinare più sezioni in una. Al contrario, puoi creare nuove sezioni per soddisfare la necessità di sapere dei tuoi lettori. Ad esempio, aggiungi una sezione "Revisione della letteratura" dopo "Sfondo" per descrivere il lavoro strettamente correlato alla tua proposta; oppure, aggiungi una sezione "Contratto" dopo "Qualifiche" per indicare le tue ipotesi contrattuali, le aspettative o le eccezioni.
Formatta la tua proposta per una facile lettura. Crea ciascun paragrafo per iniziare o terminare con il tuo punto principale, riservando la parte centrale per dettagli o esempi. Assicurati che ogni paragrafo non sia più lungo di 10 righe. Scrivi in corsivo o sottolinea i punti chiave e usa intestazioni e sottotitoli per aiutare i lettori a localizzare rapidamente le informazioni. Se non diversamente specificato, utilizzare una dimensione carattere da 10 a 12 punti.
Controlla la tua proposta di errori di ortografia e grammatica. Ove possibile, prendi una nuova serie di occhi per rivedere la tua proposta prima di stamparla e inviarla.
Creare modelli e adattare le sezioni applicabili delle proposte di successo nelle proposte future.
