Parte del lavoro di un manager è disciplinare i dipendenti che non rispettano le regole. Mentre un semplice avviso verbale è sufficiente per le infrazioni per la prima volta, le infrazioni più gravi o le infrazioni ripetute richiedono un avvertimento scritto e documentato. Ciò contribuirà non solo a spiegare al dipendente cosa ha fatto di sbagliato e cosa ci si aspetta da lui, ma ti permetterà anche di conservare una copia dell'avvertimento per il file del dipendente, che potrebbe essere utile in seguito. Scrivere un avvertimento simile può sembrare un compito scoraggiante, ma con un modello di avviso scritto, il processo può essere in realtà abbastanza semplice.
Suggerimenti
-
Un avvertimento scritto dovrebbe seguire un modello standard e includere informazioni quali le regole che sono state violate, una descrizione dettagliata del reato e il modo in cui il dipendente deve migliorare.
Perché usare un avvertimento scritto
Un avvertimento scritto può essere utile sia per il dipendente che per l'azienda. Per il dipendente, l'avviso può fornire indicazioni e istruzioni chiare su ciò che la società si aspetta da lei e su come migliorare le sue prestazioni lavorative per evitare ulteriori avvertimenti. Per l'azienda, l'avvertenza scritta può aiutare a dimostrare che è stata intrapresa un'azione in modo da poter intraprendere ulteriori passi se il problema persiste. Serve anche come documentazione del problema nel caso in cui il dipendente presenti una sorta di controversia legale in seguito, come un caso di risoluzione illecito.
Quando utilizzare questi avvertimenti
Ogni azienda avrà diversi problemi con diversi dipendenti in base alle regole della società e al tipo di persone che lavorano lì. Detto questo, la ragione più comune per cui i dipendenti sono redatti in tutti i settori è il ritardo eccessivo.
Di solito viene emessa una lettera di avvertimento a un dipendente dopo che è stato dato un avvertimento verbale, ma questo non è sempre il caso. Se si è verificato un grave reato occasionale, è opportuno ignorare un avviso verbale e avere immediatamente un avvertimento scritto che può essere inserito nel file del dipendente. Vale la pena notare che tutti gli avvertimenti verbali dovrebbero essere documentati dopo il fatto, inclusi l'ora e la data dell'avviso, e questi dovrebbero essere inseriti nel file del dipendente in modo che non ci sia confusione sul fatto che il dipendente abbia o meno ricevuto un avvertimento un problema particolare
Utilizzando una lettera di rimprovero
È una buona idea cercare modelli sia per un avvertimento scritto che per una lettera di disciplina del dipendente prima che tu ne abbia bisogno. Questi devono essere personalizzati per la tua azienda e preparati per l'uso prima che tu possa effettivamente scrivere un dipendente. Ogni dipendente che riceve un avvertimento o un avviso di disciplina deve ricevere lo stesso modulo compilato con informazioni rilevanti per il problema specifico da documentare. Ciò garantirà che tutti i dipendenti siano trattati equamente e in modo equo.
Compilare sempre ogni bianco su una lettera di modulo di avvertenza prestampata.Se qualcosa non si applica, puoi scrivere "N / A", quindi è chiaro che non era applicabile e che non sei stato negligente nel compilare il modulo. Se in realtà scrivi una lettera usando un modello, non devi farlo ma scrivi ancora la lettera accuratamente con il maggior numero di dettagli possibile. Seguendo questi passaggi è possibile proteggersi in caso di problemi legali successivi. Per questo motivo, usa sempre un linguaggio formale ed evita di usare la stenografia o il gergo.
Mentre si dovrebbe lavorare con un modello, il tono specifico utilizzato in una lettera di rimprovero dovrebbe variare in base alla gravità dell'infrazione. Ad esempio, se il dipendente era in ritardo alcune volte, potresti semplicemente concentrarti sulla correzione del comportamento e impostare un tono più positivo per incoraggiarlo a presentarsi in tempo. Se un impiegato maledice un cliente, tuttavia, potresti voler avere un tono molto più serio che si concentra su potenziali sanzioni se dovesse sbagliare di nuovo.
Consegna la lettera al dipendente di persona, non via e-mail e non semplicemente lasciandola sulla scrivania del dipendente. Puoi scegliere di avere un testimone presente o meno, ma non gestire la questione pubblicamente di fronte al resto del personale. Questo può essere difficile e scomodo, ma è importante farlo. In effetti, può essere utile parlare con il dipendente della situazione, poiché potrebbe credere che la lettera abbia un tono più o meno rigoroso di quello che intendevi, e persino la tua presenza può aiutare a enfatizzare il tono che intendevi prendere nella lettera. Puoi addolcire il colpo della lettera offrendo al dipendente un feedback positivo, ma non farlo mai se ciò provoca confusione sulla gravità dell'avvertimento che stai emettendo.
Ricevi sempre una firma dal dipendente mentre sei presente. Se si rifiuta di firmarlo, chiedigli di firmare una lettera in cui dichiara di aver rifiutato di firmare l'avvertimento. Conserva la copia firmata per il record del dipendente. Se il dipendente ha firmato una lettera in cui dichiara di rifiutarsi di firmare l'avvertimento, collegalo alla lettera. Fornire anche una copia al dipendente per i suoi record.
Esempio di write-up dei dipendenti
Una lettera di avvertimento scritta dovrebbe iniziare con le formalità di base, come il soggetto, la data, l'ora, il nome, il titolo di lavoro, il nome del dipendente e il titolo di lavoro e i nomi di eventuali altre persone che ricevono una copia del memo. Potresti voler includere il logo della tua società nella parte superiore del modulo, ma questo è facoltativo.
Se si dispone di un manuale del dipendente, è necessario innanzitutto indicare quale parte della politica aziendale è stata violata. Puoi scrivere la politica specifica o semplicemente includere un riferimento alla sezione pertinente del manuale. Se non si dispone di un manuale, è sufficiente scrivere un breve riepilogo delle regole aziendali applicabili.
Includi se questo è il primo o l'ultimo avviso, e se si tratta di un'infrazione grave, prendi nota di questo. L'avviso dovrebbe avere un periodo di tempo, il che significa che se passa abbastanza tempo, l'avviso verrà rimosso dal record del dipendente e non verrà considerato come un preavviso. In altre parole, un precedente avvertimento scritto sul ritardo non dovrebbe essere imputato al dipendente se inizia a venire in ritardo tre anni dopo. La lettera dovrebbe comunque rimanere nel file del personale per riferimento, però. Generalmente, un avviso per la prima volta dovrebbe durare sei mesi, un reato grave dovrebbe durare otto mesi e un avvertimento finale dovrebbe durare un anno, ma questo può variare in base alle politiche della vostra azienda.
Quindi, descrivi esattamente cosa è successo nel modo più dettagliato possibile, inclusa la data, l'ora e i nomi di tutte le persone coinvolte. Non includere dettagli soggettivi come dire che il dipendente era cattivo con un altro dipendente. Invece, spiega esattamente cosa ha fatto l'impiegato che potrebbe essere interpretato come meschino. Puoi scegliere di scrivere la descrizione degli eventi, la descrizione degli eventi da parte del dipendente e le descrizioni dei testimoni degli eventi se questi account variano. Se si utilizza un modulo prestampato e non c'è spazio sufficiente per scrivere tutti i dettagli rilevanti, è possibile allegare un secondo foglio di carta, se necessario.
Per aiutare il dipendente a migliorare, seguire i dettagli di ciò che è accaduto con il modo in cui il comportamento del dipendente deve cambiare e quanto tempo dovrebbe fare tali cambiamenti. Seguitelo con informazioni chiaramente dettagliate su quali conseguenze ne deriveranno se non riuscirà a correggere il suo comportamento. Ricorda che l'ammonimento scritto non è un'azione disciplinare, quindi assicurati di specificare quali azioni disciplinari si verifichino qualora il problema continuasse. Infine, firmare e datare la lettera, presentarla al dipendente e chiedere a lei e ai testimoni della riunione di firmare e datarla.
