Spostare un intero ufficio richiede molte persone, scadenze strette e requisiti molto specifici. L'utilizzo di strumenti di gestione del progetto, come la carta del progetto, può bilanciare le aspettative degli stakeholder del progetto e le capacità del team di progetto: definendo il proprio ambito in anticipo è possibile mantenere l'integrità del progetto e stabilire obiettivi ragionevoli e raggiungibili. Mentre la maggior parte dei modelli di charter sono progettati per progetti di costruzione o software, ci vogliono solo alcuni aggiustamenti per farli funzionare per il tuo trasferimento.
Spiega il tuo caso aziendale. Includi i motivi del trasferimento, ad esempio: vincoli normativi, finanziari o di espansione. Denominare lo sponsor del progetto e il project manager. Inoltre, presenta il documento e la sua struttura.
Definire l'ambito del progetto. Questa è la sezione più importante della tua carta: essere molto specifica. Indica se il tuo team è responsabile dell'assegnazione di nuovi spazi ufficio per le persone, ricollegamento della rete di comunicazione, definizione dei piani di gestione delle strutture o semplicemente spostamento dei mobili.
Elencare le parti interessate, i membri del team e le responsabilità. Le parti interessate si preoccupano che il progetto sia o meno un successo ma che possa o meno svolgere attività di progetto. Includere membri del team interni ed esterni, come qualsiasi azienda in movimento o personale delle utility, che sarà necessario per finalizzare la mossa. Stabilire quali team sono responsabili per ciascun componente elencato nella sezione dell'ambito.
Crea una timeline di alto livello per i risultati finali del tuo progetto. La pianificazione del progetto definirà date specifiche, ma usa questo spazio per dare agli stakeholder un'idea generale di cosa aspettarsi. Stanno firmando le tue stime, quindi sii il più realistico possibile.
Riassumi i rischi e le dipendenze del progetto. Un grande progetto avrà un documento di gestione del rischio separato, tuttavia dovresti evidenziare eventuali fattori noti che potrebbero ritardare o far deragliare la mossa. Questi problemi potrebbero includere ispezioni fallite, danni a beni in viaggio o tecnici di rete in ritardo, per esempio.
Ottieni l'approvazione sul tuo progetto. La tua carta dovrebbe concludere con un elenco di documenti aggiuntivi che verranno creati come parte della pianificazione del tuo progetto. Lascia spazio a tutti gli stakeholder definiti nel passaggio 3 per firmare formalmente il tuo progetto.
Suggerimenti
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Riorientare la sezione "test" tradizionale in un piano di progetto software per eseguire un test di garanzia della qualità sul nuovo spazio, ad esempio: il sistema di sicurezza funziona, tutte le estensioni del telefono sono instradate correttamente, tra gli altri fattori. Tenere a mente i membri esterni del team quando creano dipendenze del progetto. Ad esempio, le scrivanie non possono essere spostate fino a quando non viene installato il nuovo tappeto.
