L'approvvigionamento del progetto è l'acquisto o la vendita di prodotti o servizi per eseguire vari lavori come definito nei documenti di progetto. Ci sono diversi passaggi per garantire che ciò avvenga correttamente. In base agli standard riconosciuti a livello globale definiti dal Project Management Institute (PMI) nel libro "Guida al corpus di conoscenza della gestione dei progetti" (PMBOK), ci sono sei gruppi di processi direttamente correlati alla gestione degli appalti. Questi gruppi di processi includono ogni aspetto di un contratto dalla raccolta di informazioni alla chiusura del contratto.
Pianificare gli acquisti
Il processo Pianificazione acquisti avviene nella fase di pianificazione di un progetto. In questo processo, il PM collabora con il team per pianificare ciò che sarà acquistato e / o acquisito. Gli strumenti e le tecniche utilizzate sono un'analisi di tipo "fai o acquista", un giudizio esperto e tipi di contratto. L'obiettivo è quello di diventare il più educato possibile in tutte le possibilità. Una volta che questo processo è stato completato, il team PM può iniziare a restringere le informazioni chiave.
Pianifica la Contrattazione
Il Contratto di piano può essere definito come utilizzando le informazioni dalla fase di Pianificazione degli appalti per limitare le informazioni e identificare i potenziali venditori. Questo accade nella fase di esecuzione di un progetto. Gli strumenti e le tecniche utilizzati durante questo processo sono forme standard e giudizio esperto.
Richiedi le risposte del venditore
L'amministrazione degli acquisti avviene nella fase di esecuzione di un progetto. Il team di PM ha stabilito un quadro chiaro di ciò che sarà richiesto per fare il progetto. Il team raccoglie e esamina offerte, offerte e proposte per prendere una decisione informata. Gli strumenti e le tecniche utilizzate durante questo processo includono le conferenze degli offerenti, la pubblicità e un elenco di venditori qualificati.
Seleziona Venditori
Una volta che il team decide, selezionano i venditori e iniziano le trattative contrattuali. Esistono diversi strumenti e tecniche per questo processo. Includono un sistema di pesatura, stime indipendenti, un sistema di screening, trattative contrattuali, un sistema di valutazione del venditore, giudizio di esperti e tecniche di valutazione delle proposte. Questi strumenti e tecniche aiutano il team a valutare tutti i fattori e prendere una decisione informata.
Amministrazione contrattuale
L'amministrazione del contratto avviene durante la fase di monitoraggio e controllo del progetto. Questo è dove il lavoro viene svolto. La funzione principale del PM è quella di gestire la relazione tra l'acquirente e il venditore e assicurare che gli obblighi e le condizioni contrattuali siano rispettati. Gli strumenti e le tecniche utilizzate durante questo processo sono un sistema di controllo delle modifiche contrattuali, revisioni delle prestazioni condotte dagli acquirenti, ispezioni e verifiche, reporting delle prestazioni, un sistema di pagamento, un'amministrazione sinistri, un sistema di gestione dei record e la tecnologia dell'informazione.
Chiusura del contratto
Il processo di chiusura del contratto avviene nella fase di chiusura del progetto. Il lavoro è stato fatto e ora il team chiuderà eventuali problemi aperti e rivedrà il contratto per assicurarsi che tutti i termini siano stati rispettati e che tutte le modifiche richieste durante il progetto siano state completate e riflettano le modifiche al contratto. Il PM utilizzerà due strumenti e tecniche per questo processo, audit di approvvigionamento e un sistema di gestione dei record. Tenere traccia delle lezioni apprese aiuterà i progetti futuri.
