Un sommario esecutivo è solitamente un profilo di una pagina di un promemoria più lungo, un piano aziendale, un comunicato stampa, un accordo legale o qualsiasi documento importante. Il sommario esecutivo dovrebbe comunicare il perché, cosa e come del problema in modo conciso per un dirigente impegnato che non ha il tempo di approfondire i dettagli. È necessario presumere che, mentre il lettore è interessato al problema e comprende i concetti più generali coinvolti, non ha familiarità con i dettagli. Come regola generale, il lettore dovrebbe essere in grado di conversare in modo intelligente sull'argomento dopo aver letto il sommario esecutivo.
Descrivi chiaramente nel primo paragrafo cosa è successo e perché è successo. Il lettore di un sommario esecutivo sarà probabilmente un manager impegnato che si occupa di un'ampia varietà di problemi e si destreggia tra più progetti in ogni momento. È quindi necessario precisare i fondamenti e riorientare il lettore prima di entrare nei dettagli più minuti. Ad esempio, l'apertura del riassunto può dire: "Questo rapporto descrive l'accordo con il fornitore siglato il 21 maggio per fissare i prezzi e i tempi di consegna dei pneumatici da acquistare da Tires Inc. per l'anno successivo." Questa apertura aiuterà il lettore a ricordare che era necessario un accordo per la fornitura di pneumatici e servire come un rapido esercizio di riscaldamento mentale.
Elenca tutti i punti principali dell'accordo, idealmente in punti elenco distinti. I punti elenco sono più facili da leggere e assorbire in quanto suddividono un problema complesso in bit facilmente digeribili. I punti elenco devono comunicare le basi dell'accordo, piuttosto che le eccezioni, clausole speciali o dettagli tecnici. Il dirigente che non si occupa di pneumatici ogni giorno vorrebbe forse sapere che Tires Inc. ha accettato di soddisfare gli ordini di pneumatici entro 25 giorni di calendario, ma non ha bisogno di sapere che se un ordine è per più di 50.000 pneumatici, questo lead time aumenta a 30 giorni o quello per pneumatici più grandi di 19 pollici di diametro si applicano regole speciali. Semplicemente aggiungendo che grandi ordini e certe dimensioni di pneumatici comportano clausole speciali sarà sufficiente. Tieni presente che il lettore può sempre fare riferimento all'accordo legale completo per i dettagli.
Spiega perché l'accordo legale è importante. Dal momento che il lettore probabilmente non sarà un esperto nell'area, lui o lei dipenderà da te per spiegare il significato di questo accordo. Il prezzo era insolitamente vantaggioso, i tempi di consegna particolarmente brevi o le sanzioni molto ripide per non aver rispettato gli ordini in tempo? Spiegare i punti di forza e, se del caso, le debolezze dell'accordo. Tieni presente che se tu fossi la forza trainante dietro l'accordo, questo è anche un momento appropriato e probabilmente l'unico per rivendicare il credito per le tue realizzazioni.
Completa il riepilogo elencando i passaggi successivi. La firma dell'accordo può richiedere ulteriori azioni, come l'approvazione da parte della sede centrale, o l'accordo stesso potrebbe essere stato incompleto, inclusa una clausola che stabilisce che i programmi di fornitura per pneumatici per autocarri non sono coperti da questo documento legale e un accordo aggiuntivo sarà firmato per loro nel prossimo futuro. Questa proiezione "lungimirante" porterà il sommario a una conclusione logica e darà al lettore un buon senso di cosa aspettarsi dopo. Preparerà il terreno per il prossimo riepilogo esecutivo che probabilmente seguirà.
