Come scrivere un piano di progetto per le comunicazioni

Quando la tua azienda o organizzazione ha informazioni importanti da comunicare e i tuoi canali abituali sono insufficienti, pianifica un progetto di comunicazione tattica personalizzato in base al contenuto e alle circostanze. Gli annunci che beneficiano di piani personalizzati di solito sono eventi importanti di una volta, non di routine, come un cambiamento nella leadership esecutiva, piani di assunzione e licenziamenti, cambiamenti nei benefici per i dipendenti e il trasferimento delle strutture aziendali. Spesso coinvolgono un pubblico esterno e interno. Fare un piano di progetto per le comunicazioni tattiche aiuta a prendere in considerazione le domande chiave: chi ha bisogno di sentire cosa, da chi, con quali mezzi, quando e verso quale fine? Un piano identifica anche i compiti, le responsabilità e le tempistiche, facilitando il lavoro di gestione del progetto.

Chiarire e confermare prima di pianificare. Identifica il "proprietario" del progetto, di solito la persona che lo assegna, che consiglierà e approverà il tuo piano. Con il proprietario del progetto: - Confermare l'essenza del contenuto dell'annuncio, i tempi desiderati e i requisiti di riservatezza. Verificare se esistono sensitività o circostanze insolite, come requisiti legali o di segnalazione dei soci. --Affermare in che modo il progetto si adatta come tattica alle relazioni pubbliche e alle strategie di comunicazione. - Accettare le fonti per ottenere informazioni e dati più dettagliati necessari, ad esempio, il responsabile delle risorse umane della propria azienda o il presidente del comitato di ricerca esecutiva. --Identifica i requisiti di approvazione e reporting per il tuo progetto. Concorda se gestirai il progetto in modo informale o se strutturerai un team di progetto. --Identificare i requisiti di approvazione per i prodotti di lavoro che derivano dal piano, ad esempio, revisione legale, risorse umane e designati finanziari o da dirigenti specifici. - Stabilire i parametri per le risorse necessarie, come le aspettative di budget e l'uso di agenzie esterne.

Cristallizza scopo e obiettivi Lo scopo è quello che vuoi che accada, in genere che inizia con "Per …" Gli obiettivi in genere iniziano con i verbi di azione --- sono ciò che vuoi fare quando, dichiarati come processi o risultati desiderati. In questa luce, l'obiettivo di rendere il vostro annuncio in una determinata data è un obiettivo. Lo scopo potrebbe essere quello di "soddisfare le esigenze e le preferenze degli stakeholder per informazioni tempestive e fattuali riguardanti (argomento), in un modo che confermi l'immagine ei valori dell'azienda". Riferiscilo a strategie pubbliche e di comunicazione di alto livello.

Profilo stakeholder e pubblico. Molto probabilmente la pianificazione strategica ha identificato obiettivi di comunicazione a grandi linee. Per il tuo progetto tattico, affina la concentrazione. Le parti interessate sono gruppi o individui che saranno interessati dalle informazioni specifiche che intendete impartire e sono quindi un pubblico chiave. Aggiungi all'elenco altri segmenti di pubblico in cui desideri creare, modificare o affermare le percezioni. Utilizza una tabella o un foglio di calcolo con le seguenti intestazioni di colonna per riepilogare l'analisi di: - Segmento di pubblico. Dare a ciascuno un nome e, se necessario, una nota a piè di pagina di tali componenti. Sottosegretare un gruppo se le esigenze di comunicazione differiscono all'interno del gruppo. Esempio: tutti i dipendenti, i dipendenti della divisione interessata, i supervisori. Chiedi: "Chi avrà bisogno o vorrà sapere di questo --- e perché?" Ad esempio, considera i clienti chiave, i proprietari di azioni, il pubblico in generale, i colleghi della tua industria, gli organismi politici e i fornitori significativi. Scegli se i mezzi di comunicazione di notizie saranno segmenti mirati o saranno invece utilizzati come canali per raggiungere segmenti come il pubblico in generale e la comunità imprenditoriale. --Need / Messaggio. Sebbene la consapevolezza e la comprensione siano obiettivi per tutti gli spettatori, alcuni potrebbero avere esigenze speciali. I dipendenti possono voler sapere come saranno interessati da un ufficio che chiude, ad esempio, o membri dell'associazione il processo attraverso il quale un dirigente esecutivo dimissionario sarà sostituito. I membri del consiglio di amministrazione, i dirigenti, i supervisori e gli account manager sono tra coloro che non hanno bisogno solo delle notizie, ma del piano per comunicarlo, in particolare se devono svolgere un ruolo. Identifica i messaggi chiave per ogni segmento. --Key Communicator. Da chi ogni segmento dovrebbe aspettarsi o piacerebbe sentire le tue notizie? Identifica il portavoce come il "volto" della comunicazione per ciascun gruppo, ad esempio, che verrà citato in un comunicato stampa o che condurrà una conferenza con i dipendenti. Sebbene la comunità imprenditoriale possa aspettarsi di sentire l'amministratore delegato, i dipendenti potrebbero preferire essere informati dai loro supervisori e clienti chiave dai loro account manager.

Pianificare sequenze e canali in cascata. Se sei mai stato sbalordito imparando per primo da un giornale di grandi cambiamenti che la tua azienda sta pianificando, capisci il principio di "non sorprese" e l'importanza delle informazioni a cascata per assicurarti che non si verifichino sorprese. Su una tabella di lavoro o foglio di lavoro temporaneo, elencare i segmenti target nell'ordine in cui saranno informati, lavorando a partire dalla data e dall'ora in cui le informazioni devono essere più ampiamente note (spesso l'ora di un comunicato stampa generale). Sebbene alcune distribuzioni possano essere simultanee, considera se alcuni segmenti necessitano di una comunicazione anticipata delle comunicazioni future. Ad esempio, i supervisori potrebbero aver bisogno di tempo per prepararsi per le domande dei dipendenti e i membri del consiglio di amministrazione possono dare il benvenuto agli articoli di giornale imminenti. Nella colonna accanto a ciascun segmento, identifica il / i canale / i attraverso il quale verrà effettuata la comunicazione. I canali sono metodi di distribuzione delle informazioni che in genere coinvolgono eventi e contenuti scritti. Esempi: - Per il gruppo dirigente, i membri del consiglio di amministrazione, i capi reparto chiave e i supervisori --- notifiche anticipate via e-mail. - Per i dipendenti --- preavviso via email, riunioni dipartimentali, videoconferenze, contenuto del sito web. - Per i componenti chiave --- preavviso via fax ed e-mail, presentazione dal vivo. --Per il pubblico generale - distribuzione di notizie generali, conferenza stampa, contenuto del sito web.

Identificare i collaterali necessari. I materiali collaterali sono i materiali utilizzati nell'esecuzione del piano di progetto delle comunicazioni --- documenti e audiovisivi come foto e registrazioni. Categorizzali come: - Componenti collaterali, da utilizzare con più segmenti. Esempi: comunicato stampa, scheda informativa, domande e risposte, fotografie, contenuto del sito web. - Componenti collaterali del segmento, le comunicazioni rivolte a pubblici specifici che rispondono alle loro esigenze e preferenze e alla "voce" del loro portavoce preferito. Spesso si tratta di note del Key Communicator del segmento che allegano copie delle garanzie di fondazione di cui sopra, in particolare i comunicati stampa. "Volevo farti sapere che la nostra azienda ha annunciato nel corso del pomeriggio la notizia che …" Questi collaterali potrebbero includere anche punti di discussione, profili di contenuti o AV per i comunicatori chiave come membri del team esecutivo e supervisori. - Conferenze collaterali, promemoria da te inviati ad altri dovrebbero prendere parte al progetto, apprendendoli del piano di comunicazione e dei ruoli previsti in esso. Allegare copie pertinenti di fondazione e collaterali del segmento. Su una tabella o un foglio di calcolo, identificare per ciascun collaterale quanto segue: Nome, Key Communicator, Assegnato a, Data di scadenza della bozza, Approvazione / i richiesta, Data di scadenza finale.

Conferma il supporto necessario. Identifica il supporto che richiederà il roll-out del tuo progetto e conferma la sua disponibilità. Se non esiste un supporto permanente, utilizzare una tabella o un foglio di calcolo per informazioni dettagliate su come ottenere supporto come il seguente, identificando Elemento di supporto, Sorgente e Costo: - Progettazione di materiali collaterali - Compilazione di liste di distribuzione con informazioni di contatto per i segmenti di destinazione - Capacità e responsabilità per trasmissioni di massa come e-mail di gruppo - Accordi per riunioni di gruppo, conferenze stampa e altri eventi associati.

Dettaglio del progetto. Utilizza una tabella o un foglio di calcolo per elencare e stabilire in sequenza la tempistica per ciascuna attività che pianifichi per il lancio delle comunicazioni. Identifica chi farà cosa e quando, e anche i collaterali che ciascuno utilizzerà. Considerare queste intestazioni di colonna: numero, data e ora, attività, garanzie da utilizzare, persone responsabili e stato o note. Pianificare l'inclusione del dettaglio del progetto nei materiali di consulenza che fornisci ad altri che ne hanno una parte, come membri del team esecutivo, supervisori e personale di supporto.

Pianificare il follow-up del progetto. Utilizzare una tabella o un foglio di calcolo per fornire dettagli sul follow-up come: - Domande sull'annuncio di parti interessate come dipendenti e mezzi di informazione - Valutazione del progetto, molto probabilmente incluso il successo dell'esecuzione del progetto e valutazioni soggettive della risposta del pubblico

Stabilire un budget. Identificare i costi previsti coerenti con le politiche finanziarie della propria organizzazione. Potrebbe essere necessario solo identificare quelli non già inclusi nel budget esistente per il supporto alle comunicazioni generali.

Ottieni il tuo piano di progetto approvato. Fornisci il tuo lavoro al proprietario del progetto per l'approvazione prima di iniziare l'esecuzione e chiedere suggerimenti per il miglioramento. Prefazione del documento della proposta con un breve sommario esecutivo. Segui questo schema e incorpora le tue tabelle / fogli di lavoro al posto della narrativa dettagliata: - Sommario esecutivo - Scopo e obiettivi del progetto - Destinatari e pubblico (tabella o foglio di calcolo) - Dettaglio roll-out delle comunicazioni (tabella o foglio di calcolo) - Collocamenti (tabella o foglio di calcolo) - Piani successivi - Supporto necessario - Budget

Suggerimenti

Se la riservatezza lo consente, consultare gli stakeholder e i membri del pubblico o coloro che lavorano con loro per capire meglio le loro esigenze e interessi di informazione. Oltre ai soliti canali di comunicazione, pianifica eventi speciali per notizie non di routine per indicare la sua "particolarità".