Un'azienda può gestire centinaia o migliaia di file ogni anno. L'organizzazione elimina quella sensazione intensa e stressante che si prova mentre si cerca qualcosa di importante. Il sistema di archiviazione giusto può aiutare la tua azienda a funzionare in modo più fluido ed efficace.
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Analizza i tuoi file. È meglio ordinarli per cognome del cliente, per progetto o cronologicamente? Scegli le caratteristiche che userai mentre cerchi un file.
Etichetta chiaramente i tuoi file. Separa i file più piccoli in categorie nella cartella sospesa. Ad esempio, "Luglio 2008" può avere una propria cartella sospesa etichettata ed è possibile inserire tutti i contratti o le cartelle di quel mese nella cartella sospesa.
Separare i file in diversi schedari. Avere un armadio per i file amministrativi, come ordinare forniture, informazioni sui salari e riprendere; un altro cabinet per i file client con contratti completati e informazioni sul pagamento e sul progetto; e ogni altro tipo di cui la tua azienda ha bisogno. Etichettare chiaramente i mobili.
Metti alla prova il tuo sistema di archiviazione prima di presentarlo ai tuoi colleghi di lavoro. Assicurati di poter trovare tutto facilmente e che il modo in cui hai organizzato le cose ha un senso. Se hai organizzato tutto in ordine cronologico, ma il test mostra in ordine alfabetico ha più senso, cambia il tuo sistema.
Chiama un breve incontro e spiega il sistema di archiviazione. Assicurati che tutti capiscano come funziona il sistema e l'importanza di seguire il sistema.
Decidi chi farà il deposito. Puoi delegare l'archiviazione a una persona o lasciare che ogni lavoratore faccia il proprio deposito. I dipendenti possono avere uno schedario nei loro uffici, ma è comunque necessario un sistema di archiviazione centrale, idealmente con una persona responsabile.
Archivia tutti i documenti importanti ogni giorno. L'archiviazione di routine ti aiuta a mantenere la tua organizzazione e impedisce al deposito di diventare un compito più grande di quanto debba essere. Utilizzare i vassoi di archiviazione in ogni ufficio e assicurarsi che i vassoi siano svuotati alla fine di ogni giornata lavorativa.
Valutare il sistema di archiviazione ogni sei a 12 mesi. Elimina materiale obsoleto dal tuo sistema.
