Gestione della conoscenza, KM, i sistemi migliorano la robustezza delle informazioni aggiungendo dati contestuali e di relazione ai documenti archiviati. Le sei fasi della gestione della conoscenza includono la creazione, l'acquisizione, l'analisi, l'indicizzazione, l'archiviazione e la diffusione delle informazioni. Aggiungendo informazioni ai documenti, tramite tag o analisi semantica e ontologie tematiche, i termini utilizzati per descrivere e rappresentare un'area di conoscenza, gli utenti possono trovare risposte complete più rapidamente.
Business Intelligence
I professionisti della business intelligence raccolgono informazioni da più fonti per comprendere i concorrenti della loro azienda, il mercato e i clienti. Parte del lavoro dell'analista aziendale richiede la distribuzione tempestiva di informazioni ai responsabili delle decisioni. Un sistema KM consente all'analista di produrre rapidamente report significativi estrapolando solo i dati e le fonti pertinenti dai documenti archiviati in base a parole chiave, contesto e informazioni sulla relazione aggiunte come tag ai dati memorizzati.
Gestione di progetto
Diversi aspetti della gestione dei progetti traggono vantaggio dall'esperienza e dalle lezioni apprese su progetti precedenti, tra cui la stima dei costi, la gestione dei rischi e la risoluzione dei problemi. Quando le organizzazioni utilizzano sistemi di gestione della conoscenza formale per acquisire informazioni sui progetti, le conoscenze disponibili avvantaggiano i nuovi project manager man mano che imparano la loro arte. I componenti principali dei sistemi KM facilitano la comunicazione delle informazioni rilevanti tra i membri del team di progetto, soprattutto quando il team lavora in più posizioni geografiche. La NASA utilizzava strumenti KM su diversi programmi e riportava un tempo esponenzialmente ridotto per estrarre i dati per l'analisi e la creazione di report.
Supporto decisionale
Le persone prendono decisioni migliori quando usano informazioni tempestive e pertinenti. Il vantaggio di un sistema di gestione della conoscenza per il supporto decisionale include la ricerca di solo informazioni rilevanti a causa del contesto e dei dati di relazione aggiunti. I sistemi KM offrono spesso tecnologie di ricerca e visualizzazione intelligenti che facilitano la comprensione di schemi e relazioni.
Assistenza clienti
Gli help desk e il servizio clienti aiutano l'uso di sistemi di gestione della conoscenza che tracciano problemi simili e offrono soluzioni di successo basate sul feedback. Applicando tecnologie di espansione delle informazioni come le ontologie, i sistemi di KM si adattano allo stile di discussione degli utenti. Il NIH riferisce che gli help desk dei pazienti ricevono centinaia di email al giorno. Utilizzando un profilo di competenza dei dipendenti basato su KM, il personale dell'help desk indirizza le domande all'esperto più appropriato. Altre organizzazioni hanno ampliato con successo le loro funzionalità di help desk creando un sistema di risposta alle domande automatizzato per la gestione della conoscenza.
