Quando viene effettuata una vendita, a meno che il cliente non paghi immediatamente il prodotto o il servizio, l'acquisto è impostato come un credito che il cliente deve. Gli account clienti sono gli acquirenti di denaro che devono un'azienda e che sono in bilancio come attuali bene.
Registrazione dei crediti
I termini di pagamento per un cliente sono registrati, di solito in un sistema di crediti automatici. Per la maggior parte delle aziende, i termini sono standard. Uno standard comune è "30 giorni netti", il che significa che il totale del pagamento in sospeso è dovuto in 30 giorni. La maggior parte dei termini include un addebito per ritardato pagamento se la fattura non viene pagata in tempo. Le spese per i ritardi di pagamento possono essere una percentuale dell'importo dovuto o una tariffa fissa per il pagamento in ritardo o una combinazione di entrambi.
fatturazione
In base ai termini di un cliente A / R, viene creata una fattura che viene inviata al cliente. Le fatture vengono inviate al cliente prima della data di scadenza del pagamento per dare al cliente il tempo di effettuare un pagamento. Molte aziende stampano e spediscono fatture su base settimanale.
Applicazione di pagamento
Quando i pagamenti vengono ricevuti, vengono registrati e inseriti in un sistema automatizzato o registrati manualmente su un foglio contabile. I pagamenti vengono applicati sull'importo totale dovuto da un cliente, detratto dall'importo dovuto e calcolato per mostrare il saldo residuo.
Avviso e rapporti di pagamento scaduti
Per i pagamenti non effettuati dopo la scadenza, ai clienti viene inviato un avviso di pagamento scaduto.
Per fornire alla gestione Contabilità clienti le informazioni relative al denaro dovuto e non pagato, viene creato un rapporto di contabilità clienti "datato". Un rapporto "invecchiato" mostra i totali dollari dovuti a un intervallo di date. Ad esempio, il report mostra un importo in dollari scaduto a 30 giorni, scaduti a 60 giorni e scaduti a 90 giorni.
La persona responsabile della proiezione del flusso di denaro in azienda utilizza il rapporto Contabilità clienti e le informazioni sull'applicazione di pagamento per mostrare il denaro raccolto e quando è dovuto un ulteriore pagamento. Queste informazioni vengono utilizzate per determinare i fondi disponibili per gestire l'attività e se sono necessari ulteriori fondi da fonti finanziarie, come le banche per prestiti a breve termine.
collezioni
I crediti scaduti sono seguiti dal dipartimento Contabilità clienti (per le società di minori dimensioni) o dal Dipartimento delle collezioni. Un gestore di collezioni esamina il denaro scaduto e l'attività dei collezionisti, come il numero di chiamate di incasso effettuate e l'importo riscosso.
Le attività di raccolta possono essere esternalizzate a un'agenzia di raccolta se una società sceglie di non effettuare raccolte in casa. Se le raccolte interne non hanno esito positivo, è possibile esternalizzare elementi non riscontrabili.
