In tutto il mondo, le aziende utilizzano l'e-mail per la comunicazione, il trasferimento dei dati e la collaborazione. L'e-mail è stato uno strumento efficace per aumentare la produttività aziendale e aumentare l'affidabilità dei dati. Tuttavia, la facilità di utilizzo della posta elettronica e la riduzione della formalità possono creare comunicazioni non professionali e sovraccarico di dati. L'uso dell'email per le aziende ha anche lo svantaggio di aprire la rete di computer a potenziali virus e malware inviati tramite allegati di posta elettronica.
Diminuzione dei livelli di gestione
I dipendenti a tutti i livelli dell'azienda possono inviare e-mail a chiunque nel settore. Questa facilità di invio dei messaggi esclude la catena di comando stabilita e interrompe i processi di revisione standard per i problemi relativi alle risorse umane. Questa informalità può anche causare un'interruzione ai dirigenti che devono concentrarsi sulle opportunità di alto livello piuttosto che sulle questioni quotidiane del personale.
Precisione
La facilità di inviare e-mail può ridurre la precisione delle informazioni. Come mezzo più informale, i mittenti rispondono in genere ai messaggi rapidamente e non riesaminano le informazioni. I dipendenti possono anche sentirsi spinti a rispondere rapidamente alle richieste senza riguardo per la precisione. Quando i messaggi vengono inviati con informazioni inaccurate, può essere difficile correggere l'errore a causa della rapida diffusione della posta elettronica ad altre parti.
concorrenza
L'email può aumentare la concorrenza commerciale. I clienti possono inoltrare preventivi di vendita ai concorrenti sollecitando prezzi più bassi. Se ricevono un prezzo inferiore, possono andare con un concorrente o tornare indietro richiedendo un prezzo ancora più basso. L'e-mail rende inoltre più facile per i tuoi clienti lavorare con società offshore che forniscono servizi a prezzi inferiori a causa di salari più bassi e del minore costo della vita nei paesi in via di sviluppo.
professionismo
L'email può portare ad un livello inferiore di professionalità. I dipendenti tendono a utilizzare un approccio meno formale alle comunicazioni quando utilizzano le e-mail, che possono sembrare poco professionali per i clienti attuali e potenziali. La formattazione creativa attraverso il testo e i cambiamenti di colore può apparire giovane e incoerente con il profilo aziendale.
Aumento dell'occupazione
L'email può aumentare la necessità per i dipendenti. Potrebbero essere necessari ulteriori dipendenti del servizio clienti per rispondere alle e-mail dei consumatori e potrebbero essere necessari più assistenti esecutivi per aiutare a ordinare e rispondere alle comunicazioni via e-mail per i dirigenti impegnati.
Sovraccarico di informazioni
L'email può facilmente creare un sovraccarico di informazioni nei destinatari. La facilità di copiare i messaggi in tutta l'organizzazione può sovraccaricare i dipendenti con informazioni indesiderate o non necessarie da esaminare. L'overload di informazioni riduce la produttività.
Sicurezza
La sicurezza dei dati può essere difficile da mantenere poiché le informazioni sensibili possono essere facilmente inviate via e-mail. I virus inviati tramite allegati e-mail, che causano danni al sistema informatico e perdita di dati, possono compromettere le reti di computer.
