I fogli di calcolo sono uno strumento popolare in ufficio e possono tornare utili anche a casa. Se è necessario avere un programma per dettagliare e sommare automaticamente i costi per un matrimonio, produrre una fattura per il cliente freelance o creare una serie di rendiconti finanziari per la tua attività, i fogli di calcolo sono all'altezza del compito.
Potrebbe esserci una curva di apprendimento se si desidera utilizzare alcune delle funzionalità più avanzate, ma una volta capito come funzionano i fogli di calcolo e le loro funzionalità, vedrete che i loro usi sono quasi infiniti.
Cos'è un foglio di calcolo?
Un foglio di calcolo è un documento elettronico che utilizza righe e colonne per archiviare e manipolare i dati. Si tratta di un foglio di lavoro digitale basato su software, modellato sulla forma cartacea della griglia di un commercialista. Le righe e le colonne formano celle che contengono dati separati. Puoi utilizzare fogli di calcolo per eseguire calcoli matematici e altre manipolazioni sui dati che inserisci.
Molte persone utilizzano anche fogli di calcolo per registrare e archiviare dati con più attributi. Ad esempio, il nome di una persona, i dettagli del suo indirizzo, il nome dell'azienda per cui lavorano, il titolo e lo stato della relazione commerciale possono essere utilizzati per un database di prospezione delle vendite.
È possibile ordinare i dati in un foglio di calcolo ed eseguire vari tipi di analisi su di esso. È inoltre possibile applicare varie formule e funzioni ai dati. I fogli di calcolo offrono la possibilità di organizzare le informazioni e utilizzarle come base per creare tabelle, grafici e grafici per l'analisi.
Perché usare un foglio di calcolo?
Uno dei motivi più diffusi per l'utilizzo dei fogli di lavoro è archiviare, registrare e stampare i dati. È facile organizzare e ordinare i dati con un foglio di calcolo e, grazie al layout con righe e colonne di celle, puoi fare clic ovunque per aggiornare facilmente le informazioni senza doversi preoccupare di spazi, resi o tab invisibili come in altri programmi come un word processor.
È possibile automatizzare varie funzioni per eseguire calcoli, cercare determinati elementi o ottenere informazioni sugli aggiornamenti da altri programmi o dal Web. Ad esempio, i contabili possono aggiungere nuovi dati ogni mese ai loro fogli di calcolo e utilizzare una semplice formula "somma" per aggiornare automaticamente il totale dei dati.
I fogli di lavoro offrono un modo rapido e semplice per visualizzare i dati e condividerli con gli altri. Puoi digitare dati o copiarli da un altro programma e incollarli in un foglio di calcolo, salvare il file e inviarlo facilmente a qualcun altro. Gli impiegati d'ufficio possono salvare un foglio di calcolo sulla propria rete di computer dell'ufficio per consentire ad altre persone di aprire il file e aggiornarne varie parti.
I fogli di calcolo offrono la possibilità di archiviare grandi quantità di dati in un unico posto perché un file di foglio elettronico contiene più di un foglio. Ogni scheda del file viene chiamata un foglio di lavoro e il file viene chiamato una cartella di lavoro. È possibile archiviare informazioni finanziarie, formattate in rendiconti finanziari, per una piccola impresa e utilizzare una scheda diversa per ogni mese dell'anno. È quindi possibile aggiungere un'altra scheda che utilizza i collegamenti per riepilogare e sommare tutti i dati in una cifra annuale.
Come usare Google Excel
Excel è il nome del foglio di lavoro Microsoft Office, ma puoi utilizzarlo con Google invece di utilizzare l'applicazione per fogli di calcolo di Google. Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo del programma per fogli di calcolo di Microsoft Excel nell'applicazione Google Drive di Google è la possibilità di lavorare su fogli di lavoro Excel online.
Con Microsoft Office, a meno che non si disponga dell'abbonamento online a Office 365, sarà possibile accedere ai propri file di foglio di calcolo Excel dal disco rigido del proprio computer o dalla cartella dei file di rete. Se desideri lavorare su fogli di lavoro Excel all'interno di Google Drive, puoi anche convertire il foglio di lavoro Excel in un file Fogli Google. Se carichi un file Excel da archiviare nel tuo Google Drive e provi ad aprirlo, vedrai un documento statico che non ti consentirà di apportare alcuna modifica.
Tuttavia, Microsoft e Google hanno migliorato la loro capacità di lavorare insieme sui file di Microsoft Office all'interno di Google. Puoi installare il plug-in di Microsoft Office di Google Drive, disponibile in Google Play. Una volta installato il plug-in quando apri le tue applicazioni di Microsoft Office, vedrai un menu a discesa che dice Google Drive e ti offrirà varie opzioni per aprire, modificare e salvare i file di Microsoft Office, conservandoli nel formato Microsoft Office durante la loro archiviazione all'interno di Google Drive.
Per ottenere il plug-in, esegui una ricerca online nel tuo browser per il plug-in di Google Drive per Microsoft Office. Ti verrà chiesto di scaricare il "_driveforoffice.exe "_ file e segui una semplice procedura di installazione.
Come utilizzare Fogli Google
Per creare un foglio di lavoro in Fogli Google, assicurati di aver effettuato l'accesso al tuo account Google, apri una scheda del browser, accedi a drive.google.com o sheets.google.com e crea un nuovo documento Fogli.
Una volta navigato su Google Drive, utilizzando la barra dei menu sul lato sinistro dello schermo o il pulsante rosso "+" in basso a destra dello schermo, crea un nuovo documento Fogli e sarai pronto per iniziare a utilizzare il tuo foglio di calcolo. Fogli Google ti consente di collaborare facilmente con altre persone online dopo aver inviato loro un link al tuo foglio di lavoro. Diverse persone possono lavorare attivamente nel file allo stesso tempo, e puoi vedere chi c'è nel file e anche su quale scheda e cella di foglio di lavoro stanno lavorando. Con Fogli puoi anche utilizzare gli altri strumenti integrati di Google, come la traduzione di testo nel foglio di lavoro, l'utilizzo di formule per acquisire automaticamente i dati di prezzo delle azioni dai siti online e importare altri tipi di dati direttamente dalle pagine Web nel tuo foglio di lavoro.
Fogli Google offre modelli predefiniti per vari utilizzi, ad esempio budget, fattura indipendente, rendiconti finanziari dell'azienda, tracker del progetto, diagramma di Gantt, pianificazione dei turni dei dipendenti, database dei contatti di vendita e altro ancora. È inoltre possibile trovare questi e altri modelli all'interno di Microsoft Excel e altri programmi di fogli di calcolo. Uno dei vantaggi di Fogli Google è che il tuo lavoro viene salvato automaticamente ogni pochi secondi. Se si utilizza il foglio di calcolo Excel, è possibile salvare automaticamente, ma non è la funzione predefinita e si può perdere il lavoro a meno che non si salvi manualmente il lavoro di frequente.
Funzioni di foglio di calcolo di base
Le funzioni di base di un foglio di calcolo riguardano la memorizzazione di tre tipi di dati, che sono testo, numeri e formule o funzioni. La maggior parte delle persone utilizza fogli di calcolo per eseguire calcoli matematici di base, come addizione, sottrazione, moltiplicazione e divisione sui propri dati. È anche possibile memorizzare righe di dati con diversi attributi, come il nome e i dettagli dell'indirizzo.
I fogli di calcolo hanno in genere molte righe per ospitare una grande quantità di dati, con un massimo di due milioni di celle composte da un numero elevato di colonne e righe necessarie, fino al limite di celle specificato. L'ultima versione di Microsoft Excel offre attualmente 1.048.576 righe e 16.384 colonne per l'archiviazione dei dati.
I dati del foglio di calcolo possono essere copiati come tabelle e incollati in altri programmi, ad esempio un elaboratore di testi o un programma di presentazione di diapositive, per creare varie pianificazioni per scopi di analisi, reporting e presentazione. È inoltre possibile formattare i dati utilizzando colori, linee, caselle di testo, immagini e molte altre funzioni per richiamare l'attenzione su determinate parti dei dati o sulla pianificazione del foglio di calcolo.
Quali sono le funzioni avanzate del foglio di calcolo?
A seconda che utilizzi Google Fogli, Microsoft Excel o un altro programma per fogli di calcolo, avrai accesso a molte funzioni avanzate che possono aiutarti a creare tutti i tipi di modelli per elaborare e analizzare i dati.
Ad esempio, è possibile utilizzare i fogli di calcolo per eseguire analisi di regressione statistica, modellizzazione del flusso di cassa scontato e molti altri esercizi. Puoi creare una cartella di lavoro con diversi fogli di lavoro che contengono dati di bilancio per ogni mese di un anno. È quindi possibile creare un altro foglio di lavoro nella stessa cartella di lavoro o in una nuova cartella di lavoro, che ha presupposti per la crescita aziendale, la crescita delle vendite, le variazioni percentuali dei costi e altre ipotesi. Utilizzando formule e collegamenti, è possibile creare un rendiconto finanziario previsionale che si aggiorna automaticamente ogni volta che si modificano le ipotesi nella scheda delle assunzioni del foglio di calcolo.
È possibile utilizzare una varietà di diverse formule e funzioni automatiche, incluse le formule "if / then" che consentono di dire se la condizione "X" è soddisfatta, quindi eseguire la funzione o la formula "Y". È anche possibile annidare queste istruzioni if / then e Microsoft Excel può gestire fino a sette istruzioni if / then nidificate l'una dentro l'altra, il che significa che è possibile applicare fino a sette funzioni condizionali, dipendenti l'una dall'altra, automaticamente applicate ai dati.
Alcuni programmi di fogli elettronici offrono un registratore di macro, che consente di registrare varie fasi di un processo di routine come la formattazione del foglio di calcolo o l'inserimento di determinati tipi di dati senza dover conoscere Visual Basic o qualsiasi altro linguaggio di programmazione. In futuro, invece di eseguire le funzioni effettive nel foglio di calcolo, è possibile utilizzare i tasti di scelta rapida e il processo viene eseguito automaticamente perché i passaggi sono stati salvati sotto forma di macro.
I fogli di calcolo offrono funzioni come "ricerca obiettivo", che consente di iterare le formule e risolverle per determinate risposte definite e modificare di conseguenza gli input. Se hai grandi quantità di dati con cui lavorare, alcune funzioni ti permettono di identificare e rimuovere duplicati, ordinare e filtrare i dati, consolidarli, subtotali, classificarli e cercare i valori dei dati in verticale o in orizzontale e riportarli in una nuova tabella. Questi sono solo alcuni esempi della moltitudine di funzioni avanzate che offrono i fogli di calcolo.
Fogli di calcolo e programmi di database
Molte persone utilizzano fogli di calcolo per archiviare righe di dati e ci si potrebbe chiedere perché non si utilizzi semplicemente un programma di database come Microsoft Access per archiviare i dati anziché utilizzare un foglio di calcolo. Mentre i programmi di database e fogli di calcolo possono sia memorizzare righe di dati con più attributi, ognuno ha i suoi punti di forza.
Excel, Fogli Google e altri fogli di lavoro memorizzano i dati con intestazioni nello stesso modo in cui lo farebbe un programma di database. Tuttavia, con i dati del foglio di calcolo, è possibile eseguire facilmente calcoli con formula automatica o calcoli manuali sui dati. Anche i fogli di calcolo sono semplici da usare e puoi iniziare a inserire e lavorare con i tuoi dati immediatamente invece di dover impostare il database come faresti in un programma come Access. Con i fogli di calcolo, puoi anche creare facilmente grafici e grafici in base ai tuoi dati.
D'altra parte, i database tendono ad essere più stabili. Con i dati del foglio di calcolo, è facile eliminare erroneamente una cella, una riga o una colonna di dati se non si presta particolare attenzione, operazione molto più difficile da eseguire all'interno di un programma di database. Inoltre, se si dispone di grandi quantità di dati, potrebbero diventare ingestibili in un foglio di calcolo, in cui i programmi di database sono progettati specificamente per la gestione di migliaia e persino milioni di righe di record di dati. Quando è necessario aggiornare continuamente gli elementi di ciascuna riga di record di dati o eseguire vari tipi di ordinamento e reporting, un programma di database potrebbe avere più senso di un foglio di calcolo.
