La scrittura di reclami e messaggi di regolazione richiede preparazione e pianificazione prima di iniziare a scrivere. Scrivi da un semplice schema per mantenerti organizzato. Decidi cosa vuoi che faccia il lettore. Ad esempio, vuoi i tuoi soldi indietro o vuoi che il prodotto venga sostituito? Una lettera di reclamo è un modo per risolvere i problemi sugli errori che sono stati fatti e potrebbe richiedere un adeguamento. Un messaggio di regolazione è una risposta a una lettera di reclamo che è stata fatta contro la tua attività.
Articoli di cui avrai bisogno
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Richiedi un messaggio
Scrivi dei fatti rilevanti nel primo paragrafo. Inizia con il problema. Spiega esattamente cosa è successo e la ragione per cui stai scrivendo la lettera di richiesta.
Spiega perché ritieni che il tuo reclamo debba essere accolto nel secondo paragrafo. Dì al lettore le specifiche del reclamo e le responsabilità legali e l'equità. Ad esempio, il prodotto non ha funzionato come suggerito dalla pubblicità.
Inizia il terzo paragrafo richiedendo un'azione. Richiedi cosa ti aspetti che il lettore faccia. Includi una data in base alla quale ti aspetti di agire. Non minacciare, ma spiega quali ulteriori passi potresti intraprendere se la tua richiesta non viene soddisfatta. Chiudi con un "Cordiali saluti" e la tua firma sopra il tuo nome stampato.
Messaggio di regolazione
Inizia il tuo primo paragrafo con una frase di approvazione. Dare al cliente la buona notizia prima e rispettare la richiesta del cliente.
Inizia il secondo paragrafo spiegando l'errore. Spiega la causa del problema. Non assegnare la colpa. Concentrati sui tuoi sforzi in corso per evitare errori e difficoltà.
Esprimi il tuo apprezzamento per l'attività del cliente nel terzo paragrafo. Scusa se ritieni di doverlo fare. Se non si è in grado di rispettare tutti gli elementi della rettifica richiesta, spiegare il motivo e aggiungere eventuali dettagli necessari su come rispondere alla richiesta.
Chiudi la lettera con "Cordiali saluti" e stampa e firma il tuo nome.
Controlla la tua lettera per assicurarti che il tono sia amichevole. Cerca di non sembrare accondiscendente o cattivo.
Suggerimenti
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Tieni una copia della tua lettera per i tuoi dati.
Fornisci documenti allegati quali fatture, materiale pubblicitario o ricevute che possono supportare ciò che stai scrivendo.
