La reception di un edificio è l'hub di informazioni per tutte le sue operazioni. Non è solo un luogo per il check-in per l'appuntamento, ma può anche diventare vitale in caso di emergenza. Durante un'emergenza, l'addetto alla reception riceve informazioni pertinenti sulla situazione e le diffonde al suo destinatario, determinando una conclusione rapida e corretta dell'incidente.
preparativi
All'inizio di un'emergenza, l'addetto alla reception diventa un comandante dell'incidente e la sua scrivania diventa un centro di comando per gli incidenti. Per funzionare correttamente durante le procedure di emergenza, tutti gli strumenti essenziali dovrebbero essere nelle vicinanze. Testare periodicamente il telefono, il sistema di cercapersone e le radio per accertarsi che funzionino correttamente. Inventa le tue scorte di emergenza, come kit di pronto soccorso, DAE, bombola di ossigeno, torce elettriche e coperte. Assicurati di avere a portata di mano forniture adeguate di carta per appunti, penne e matite. Dovrebbe essere disponibile un manuale delle procedure di emergenza, insieme a schede di controllo di riferimento rapido da utilizzare durante un incidente.
priorità
Una volta che un'emergenza si presenta, dare la priorità a ciò che è e non è una preoccupazione immediata da affrontare. Ad esempio, potresti ricevere una telefonata da un dipendente che richiede a un agente di sicurezza di accompagnarla alla sua auto. La tua risposta dovrebbe essere sulla falsariga di: "La sicurezza è coinvolta in una situazione di emergenza in questo momento e non è in grado di aiutarti, sarebbe meglio se potessi chiedere ad un collega di accompagnarti."
Procedure di emergenza
Aprire immediatamente il manuale delle procedure di emergenza nella sezione appropriata e fare riferimento in qualsiasi momento non si è sicuri di cosa fare. Segui le tue procedure scritte nell'ordine in cui sono elencate e prova a stare calmo. Ciò aiuta a ridurre le possibilità di eventuali errori da parte dell'utente.
Monitora tutte le comunicazioni prioritarie e aiuta a ritrasmettere il traffico radio importante alle persone appropriate. Restate in attesa di informare la polizia o i vigili del fuoco.
Continua a monitorare l'ingresso e l'uscita dalla tua proprietà, consentendo un migliore controllo degli accessi durante l'emergenza. Questo può essere fatto guardando i punti di ingresso monitorati da video e controllando le persone per un ID corretto al momento dell'ingresso e dell'uscita. Resta aggiornato sul registro dei visitatori, controllando le persone dentro e fuori se necessario.
Presta attenzione alla tua area di ricevimento immediata, alla ricerca di persone o oggetti sospetti. Segnala immediatamente qualsiasi cosa fuori dall'ordinario.
Quando arrivano agenti di polizia e vigili del fuoco, assisterli con una scorta in attesa alla tua scrivania per indirizzarli verso la scena di emergenza. Se una scorta non è disponibile, dai loro una mappa semplificata per le indicazioni. Siate pronti ad assistere le autorità con le procedure di evacuazione, se necessario.
Dopo l'incidente, assicurati di aver completato tutta la documentazione necessaria per il rapporto. Questo aiuta l'azienda a risolvere problemi di responsabilità e a migliorare le future procedure di emergenza.
