Una delle numerose forme del servizio di Internal Revenue Service, la W-9 offre ai datori di lavoro l'opportunità di raccogliere i numeri dei contribuenti dai dipendenti. Secondo la legge fiscale degli Stati Uniti, il governo assoggetta ad imposta alcune società come individui, piuttosto che come entità commerciali. La questione se le corporazioni necessitino di un W-9 dipende dalle specificità della situazione e dal tipo di società in questione. L'IRS rivede regolarmente le istruzioni per l'archiviazione del W-9.
Modulo W-9
Il modulo W-9 fornisce a un datore di lavoro il numero di identificazione fiscale di un dipendente. Chiunque sia autorizzato a lavorare negli Stati Uniti, inclusi cittadini e stranieri residenti, possiede questo numero. La compilazione del modulo costituisce uno sforzo relativamente semplice, in quanto richiede poco più del nome, indirizzo, numero di identificazione fiscale, classificazione fiscale e firma dell'individuo in questione. Le aziende non archiviano questi moduli con il governo, ma piuttosto li tengono nei file dei dipendenti come foglio di riferimento.
Presentando un W-9 con una Corporation
Quando una società subappalta il lavoro, spesso chiede al dipendente subappaltato di compilare e restituire un modulo W-9 come riferimento. Le società utilizzano le informazioni fornite da un W-9 a fini fiscali. Il numero di identificazione fiscale di un dipendente subappaltato consente alle società - e a qualsiasi altro datore di lavoro, se del caso - di pagare e tassare adeguatamente i dipendenti e segnalare all'IRS tutti i pagamenti effettuati a dipendenti subappaltati. Le banche possono anche chiedere ai clienti di presentare un W-9 come prova dell'identità e dello stato dei contribuenti.
Archiviare W-9 come una società
In alcuni casi, le società devono presentare i moduli W-9 quando vengono assunti per lavoro da altre società o datori di lavoro. Quando una persona lavora in una società a responsabilità limitata come una S Corporation, C Corporation, partnership o ditta individuale, tale individuo deve presentare un W-9 come società con il numero di imposta della società. In tali casi, il W-9 deve contenere il codice identificativo fiscale dell'impresa e non l'individuo. Qualsiasi persona che lavora come una corporazione che desidera utilizzare un codice di identificazione fiscale personale su un W-9 per un lavoro specifico deve presentare il modulo come individuo e non come società.
Informazioni aggiuntive
Per un cittadino degli Stati Uniti, un numero di identificazione fiscale costituisce il numero di previdenza sociale. I residenti permanenti senza numeri di previdenza sociale possono richiedere un numero di identificazione fiscale con l'IRS. I nuovi residenti negli Stati Uniti devono ottenere un numero di previdenza sociale prima di iniziare il lavoro. Se un'azienda subappalta un lavoro con un cittadino o un residente non statunitense, tale individuo può presentare un modulo W-8 anziché un modulo W-9.
