Consentire ai dipendenti di acquistare senza linee guida sul posto può aumentare i costi e ridurre i margini di profitto. L'acquisto saggio inizia con l'acquisto della giusta quantità e qualità di articoli al miglior prezzo, creando quindi una procedura che consente il monitoraggio del processo di acquisto. L'utilizzo di un budget e la definizione di un processo di revisione standard possono rivelare le tendenze del mercato per sfruttare e valutare strutture che potrebbero altrimenti essere trascurate.
Preparazione
Scrivi una lista che descriva tutti i materiali e gli oggetti che l'azienda deve acquistare. Raggruppa elementi simili e assegna a ciascun gruppo un titolo appropriato. Ad esempio, articoli come penne, bloc-notes e carta da copia andrebbero tutti sotto il titolo "Forniture per ufficio". Caffè, tè, tazze e cucchiai di plastica potrebbero essere tutti elencati sotto "Forniture da cucina". Articoli come raccoglitori, DVD e custodie per DVD potrebbero andare sotto il titolo "Packaging".
Identifica tutti i reparti o le aree dell'azienda che acquisteranno forniture e documenterà i gruppi di articoli da cui ogni area acquisterà. Ad esempio, il reparto marketing potrebbe acquistare dai titoli "Packaging" e "Forniture per ufficio". Il personale amministrativo potrebbe essere l'unico ad acquistare "Forniture da cucina" ma acquisterà anche "Forniture per ufficio".
Pianificare un budget di acquisto per ciascun reparto utilizzando il budget annuale dell'azienda come punto di partenza. Imposta un budget mensile per gli acquisti di ciascun dipartimento: questo può comportare la partecipazione di ciascun responsabile di reparto per l'approvazione finale.
Raccogli le informazioni del fornitore, come nome dell'azienda, indirizzo, numeri di telefono, persona di contatto e numero di conto della tua azienda. Collega ogni articolo acquistato ad un particolare venditore o fornitore. È consigliabile avere un elenco di fornitori per ciascun articolo di tre profondità in modo che se il fornitore preferito è esaurito, ci sono fornitori di backup per andare a. Avere più di un fornitore per l'acquisto impedisce i ritardi nell'ordinazione. Ciò è particolarmente importante nelle aziende in cui parti o altri articoli devono essere ordinati e ricevuti in modo tempestivo per rispettare le scadenze.
Stabilire relazioni con i fornitori per negoziare sconti sui prezzi e gestire ordini speciali. Un rappresentante di vendita designato all'interno di una società venditrice può ospitare e accelerare gli ordini di emergenza o i tempi di produzione brevi.
Scrivi procedure
Scrivi una procedura dettagliata per ogni reparto da seguire quando fai acquisti. Considerare come un acquisto sarà richiesto, autorizzato, ordinato, ricevuto, consegnato e pagato. Considerare l'istituzione di limiti di acquisto per i vari livelli di dipendenti e personale. Includere procedure per acquisti ad-hoc, opzioni di pagamento e acquisti che potrebbero richiedere una risposta da parte di altri reparti. Ad esempio, l'acquisto di nuovi computer da parte del dipartimento amministrativo richiederà il coinvolgimento e l'input del dipartimento IT per l'acquisto di elementi di installazione, come cavi, modem e router.
Formulare una procedura dettagliata per la gestione dei documenti nel processo di acquisto. A seconda delle esigenze dell'azienda, potrebbe essere necessario un processo di acquisto elettronico anziché uno cartaceo.
Progettare i moduli richiesti per ogni acquisto o acquistare moduli di accordi standard da un fornitore di forniture per ufficio. I moduli possono includere un modulo di richiesta di acquisto con spazio per l'autorizzazione, un modulo d'ordine da inviare al venditore, un modulo per la ricezione degli articoli in un magazzino principale e un altro che riconosce la consegna al reparto richiedente.
Progettare un processo per la gestione dei reclami e della responsabilità, rivedere le relazioni con i fornitori e le strutture di sconto, monitorare i budget di acquisto e rivedere e migliorare il processo di acquisto. Modificare e modificare il processo di acquisto può produrre rendimenti migliori se affrontati in modo metodico. Revisioni trimestrali e annuali potrebbero aggiungere alla linea di fondo dell'azienda.
Creare un manuale delle procedure d'acquisto che delinei una guida passo passo per il personale da seguire. Il manuale dovrebbe fornire passaggi chiari che ogni membro dello staff deve seguire per richiedere, ottenere l'autorizzazione e effettuare un ordine di acquisto. Dovrebbe inoltre identificare coloro che gestiranno il processo e che sono autorizzati ad approvare un acquisto, nonché un elenco di fornitori approvati e un elenco di moduli che mostra l'ubicazione fisica dei moduli o il punto in cui si trovano nella rete di computer dell'azienda.
