Quando le aziende hanno iniziato a utilizzare il computer in gran numero, gli esperti hanno preannunciato l'avvento della "società senza carta". La rivoluzione informatica ha ancora un modo per realizzare questa particolare promessa. Tuttavia, tradizionalmente i processi basati su carta, sia aziendali che personali, continuano a migrare verso forme più computerizzate e per ottime ragioni.
Documenti
Il computer ha portato grande facilità e flessibilità alla creazione e alla modifica di documenti. Al contrario di una macchina da scrivere, i programmi di elaborazione di testi computerizzati offrono una scelta quasi illimitata di stili, caratteri tipografici e formati per i documenti. Errori di battitura possono essere facilmente corretti sullo schermo senza la necessità di correggere il fluido o il nastro di correzione. Interi blocchi di testo possono essere facilmente copiati da un documento all'altro senza bisogno di ridigitare. Foto e altri elementi grafici possono essere inclusi nel documento con pochissimo sforzo.
compartecipazione
Condividere documenti con un sistema computerizzato è semplice. Non è necessario eseguire copie fisiche del documento e quindi inviarlo per posta o fax ai destinatari. Un documento su file in un sistema computerizzato può essere condiviso con chiunque altro abbia accesso a quel sistema semplicemente facendogli visualizzare il documento sullo schermo del proprio computer. I documenti possono essere condivisi all'esterno dell'azienda semplicemente allegando il documento a un'e-mail inviata al destinatario.
limatura
Lo scopo del deposito non è solo quello di archiviare i documenti, ma anche di renderli facilmente accessibili. Il computer eccelle in questo modo che il semplice schedario non potrebbe mai. I documenti archiviati in un sistema computerizzato vengono automaticamente indicizzati dal sistema di controllo file del computer. Questi indici vengono automaticamente aggiornati e gestiti dal sistema, indipendentemente dalla frequenza con cui il documento può essere spostato o modificato. I documenti possono anche essere individuati facendo in modo che il computer cerchi un numero elevato di documenti per parole o frasi specifiche. Inoltre, i sistemi di archiviazione computerizzati possono archiviare un numero enorme di documenti in una piccola parte dello spazio richiesto dagli schedari fisici.
Funzionalità
Lungi dall'essere semplicemente una rappresentazione elettronica di un documento cartaceo statico, un documento elettronico può diventare un'entità veramente interattiva. Una versione elettronica di un modulo di compilazione, ad esempio, può consentire l'immissione di dati direttamente nel documento con controllo e verifica degli errori in tempo reale. Calcoli e funzionalità possono essere creati direttamente nel documento. Ad esempio, un cliente esistente può essere elencato su un documento elettronico facendo in modo che il documento utilizzi il file del database del cliente del computer per consentire all'utente di selezionare semplicemente il nome del cliente da un elenco di tutti i clienti nel file. La logica incorporata nel documento trasferirà automaticamente le informazioni del cliente nel documento, inclusi gli indirizzi, i numeri di contabilità del cliente o qualsiasi altro dato desiderato.
Sicurezza
La sicurezza fisica dei file di un'azienda è della massima importanza. I file devono essere protetti da danni fisici o distruzione. Anche l'accesso ai file da parte di personale non autorizzato deve essere impedito. Un sistema di archiviazione computerizzato semplifica queste attività. Copie di file computerizzati possono essere facilmente create e archiviate in varie posizioni, sia su più piattaforme di computer all'interno della rete che su supporti dati rimovibili per l'archiviazione fisica fuori sito. I file nel sistema informatico possono anche essere crittografati per renderli illeggibili da chi non dispone dell'autorizzazione autorizzata a visualizzare i file.
