Le organizzazioni senza scopo di lucro sono sotto esame da parte di diverse parti interessate a causa della loro dipendenza da donazioni di beneficenza o perché hanno uno status di esenzione fiscale. Per garantire che le pratiche di acquisto siano superate quando vengono esaminate dai media, dai donatori, dall'Internal Revenue Service o da altre parti interessate, è importante creare politiche di approvvigionamento che evitino potenziali conflitti di interesse o mancanza di trasparenza.
Offerte multiple
Alcune organizzazioni non profit richiedono che gli acquisti superiori a un certo livello di dollaro siano offerti per l'offerta, con l'organizzazione che riceve più offerte per diversi fornitori. Ciò aiuta a ridurre le possibilità che un agente di acquisto, un capo dipartimento o un direttore esecutivo possano ricompensare un contratto con un amico, un familiare o un socio in affari che offre una ricompensa personale o una tangente. Ciò impedisce inoltre a un fornitore di lunga data di aumentare i tassi o di ridurre i servizi ogni anno perché sa di non avere concorrenza.
Offerta bassa rispetto alla migliore offerta
La tua politica di approvvigionamento può richiedere che la tua organizzazione prenda l'offerta più bassa per progetti, servizi o beni o ti consenta di fare la migliore offerta. La migliore offerta potrebbe non essere la più economica, ma potrebbe fornire un valore migliore all'organizzazione. Ad esempio, una società di marketing sportivo potrebbe offrire di correre una corsa su strada di 10 chilometri di beneficenza per una tariffa inferiore rispetto a un'altra società, ma il miglior offerente potrebbe avere più esperienza nelle corse su strada e avere più contatti che potrebbero acquistare sponsorizzazioni. In alcuni casi, un'organizzazione senza scopo di lucro può consentire a un contratto di rivolgersi a un'attività diversa dall'offerente più basso purché il contratto rientri in una determinata percentuale dell'offerta più bassa e l'agente di acquisto, il capo reparto o la direzione possano mostrare i motivi per cui l'offerta più bassa non è la migliore offerta.
Richieste di proposte
Come parte della tua politica di approvvigionamento, crea e pubblica una richiesta di proposte per progetti, servizi o beni più grandi di un importo specifico in dollari. Una RFP è una procedura standard utilizzata dalle aziende che comunica ai potenziali offerenti gli stessi requisiti oggettivi per un contratto. Le RFP aiutano le organizzazioni non profit a fare confronti tra le offerte delle mele e delle mele.
Conflitto d'interesse
Per evitare favoritismi o la comparsa di favoritismi, chiedi ai membri del consiglio di amministrazione e al personale direttivo se hanno amici, familiari o partner commerciali che vendono beni o servizi acquistati. Molte organizzazioni non profit adottano politiche che vietano alle organizzazioni di effettuare transazioni commerciali con società che hanno stretti legami con le principali parti interessate. Prima di approvare contratti di grandi dimensioni, condividi i nomi dei potenziali partner commerciali con i tuoi stakeholder chiave per determinare se qualcuno di loro ha un conflitto.
Trasparenza
Poiché le organizzazioni non profit non sono in concorrenza con altre società per i profitti, sono più libere di divulgare informazioni commerciali al pubblico. Rendi la tua politica sugli acquisti prontamente disponibile al pubblico sul tuo sito web. Includere le informazioni relative agli acquisti di grandi dimensioni nella relazione del tesoriere fornite al consiglio di amministrazione alle riunioni del consiglio di amministrazione.
Sostenibilità
Si consiglia di dare la preferenza alle aziende che utilizzano pratiche commerciali "verdi". Ciò può includere società che hanno iniziative dichiarate e dimostrabili per ridurre il consumo di energia e acqua, riciclare, utilizzare materiali organici e non tossici o ridurre gli imballaggi.
