Indirizza il tuo obiettivo quando invii un reclamo o quando richiedi assistenza al cliente. Vinci la battaglia della lettera di assistenza clienti controllando la tua stessa frustrazione e mettendo insieme una richiesta educata e coerente per un rimedio. Scrivi una lettera di assistenza clienti per ottenere risultati seguendo alcune semplici linee guida, molto simile alla tradizione dei giornalisti.
Chi?
Indirizza attentamente la tua lettera. "Assicurati di inviarlo a … colui che può recitarlo", dice Rosalie Maggio, autrice di How to say it.
Ricerca il nome e l'indirizzo appropriati; non indovinare o supporre. Indirizzare il reclamo a "John Smith, direttore del servizio clienti, ABC Gadget Corporation" con l'indirizzo appropriato anziché semplicemente "Servizio clienti".
Chiama l'ufficio della società per le informazioni, cerca risorse online come Hoover (risorsa sotto), o prova il Better Business Bureau se hai bisogno di più assistenza.
Cosa, dove e quando?
Usa un linguaggio dignitoso nella tua lettera. Identifica il prodotto o il servizio che è l'argomento del tuo reclamo. Specificare dettagli quali marca, modello, anno, data di consegna o data di installazione.
"Quando descrivi il problema, sii specifico e pertinente: affermare semplicemente che il prodotto" non ha funzionato "non fornisce informazioni sufficienti: un riepilogo dettagliato del tuo reclamo aiuterà l'azienda a risolvere il tuo problema", suggerisce il sito Web di RocketLawyer, che fornisce modelli di lettere di reclamo del cliente.
"Ho acquistato un set MagnaGadget tre settimane fa e ho iniziato a riscontrare problemi non appena l'ho spacchettato: i gadget non sarebbero rimasti sul rack o sul manico", fornisce molte più informazioni di "I tuoi prodotti puzzano!" Fornire all'azienda gli strumenti necessari per risolvere il tuo reclamo.
Come?
Elenca i passaggi che hai seguito finora per risolvere il problema. Spiega cosa hai fatto e quale risposta hai ricevuto.
"Il negozio in cui ho acquistato il set mi ha indirizzato al reparto di assistenza clienti locale qui in Metro, il signor George Allenby in quell'ufficio ha dichiarato di non essere in grado di aiutarmi da quando ho acquistato il set da un punto vendita. reputazione per i gadget affidabili e sono molto deluso nella risposta fino ad ora."
Offrire una soluzione specifica e soddisfacente al problema. "Credo che l'ABC sia un buon prodotto, probabilmente è solo un piccolo inconveniente per l'azienda, ma è un grosso problema per me: se l'ABC sostituisse il set difettoso di MagnaGadget, sarei felice". Dare all'azienda un modo per rendere le cose giuste, ma essere ragionevole.
Perché?
Tratta il destinatario della lettera come desideri essere trattato: la dignità e le buone maniere ti daranno un risultato migliore della maleducazione e del comportamento offensivo. Segui questo consiglio: "… ricorda di essere pieno di tatto, ma fermo, se senti di aver subito un torto, mantieni le armi e non essere soddisfatto finché il problema non è stato corretto", sottolinea Margaret McCarthy in Letter Writing Reso facile Guadagna il rispetto del destinatario della lettera con un approccio educato e ragionevole e avrai molte più probabilità di risolvere il problema in modo soddisfacente.
Altre informazioni sulla scrittura di lettere
Lettere di reclamo per persone indaffarate; John Bear e Maria Bear, 1999
Scioccato, sconvolto e sgomento: come scrivere lettere di reclamo per ottenere risultati; Ellen Phillips, 1998
