Che tu gestisca una piccola impresa o gestisca le sue finanze, è essenziale comprendere le differenze tra le spese rimborsabili e il reddito imponibile. L'IRS è particolare quando si tratta di ciò che può essere classificato come una spesa rimborsabile, e le sanzioni possono risultare se lo fai in modo improprio. L'attenta registrazione dei registri e il mantenimento delle ricevute sono essenziali se la vostra azienda dovesse essere sottoposta ad audit.
Quali sono le spese rimborsabili?
Quando fornisci beni o servizi per un cliente, ci possono essere occasioni in cui si assume il costo di un servizio o articolo aggiuntivo per cortesia a quel cliente. È possibile scegliere di non fatturare al cliente tali costi. Se lo fai, tuttavia, l'importo verrebbe successivamente visualizzato come reddito nel tuo piano dei conti. Dal momento che non è un reddito regolare, è necessario differenziare.
Ogni volta che sostenete spese per conto di un cliente durante il vostro lavoro, tali costi rientrerebbero nella categoria di spesa rimborsabile. Ad esempio, le spese di spedizione o le spese di viaggio potrebbero essere considerate spese rimborsabili. Anche i costi di carburante, i pasti o le camere d'albergo potrebbero essere classificati come rimborsabili. In normali condizioni di lavoro, il trattamento contabile di rimborso stabilisce che si tratta di una spesa quando si incorre in un elemento di reddito quando si fattura al cliente.
Se sei una piccola impresa e stai usando un subappaltatore, potresti dover affrontare spese aggiuntive rimborsabili chiamate spese pass-through. Ad esempio, se stai fornendo servizi di manutenzione del sito web al tuo cliente per $ 500 al mese e stai pagando un conto lavoro di $ 500 al mese per svolgere il lavoro, tale spesa non è un reddito per te, ma piuttosto una spesa pass-through. Dovrai fornire al subappaltatore il Modulo 1099 alla fine dell'anno fiscale e conservare un'attenta documentazione di ciò che hai fatturato al cliente e di quanto hai pagato per lo stesso lavoro.
I rimborsi sono imponibili?
Quando un rimborso viene corrisposto a un dipendente o all'azienda, deve essere registrato correttamente affinché sia considerato non tassabile. Ad esempio, sullo stub di un dipendente, un rimborso deve essere annotato come tale e non solo incluso tra le altre entrate del dipendente. Nel piano dei conti della tua azienda, devi notare che si tratta di una spesa rimborsabile quando la documenti per la prima volta. In questo modo, puoi verificare successivamente la tua lista di entrate per verificare che non sia tassabile.
A condizione che le voci di spesa e di reddito siano state adeguatamente documentate e tracciate, i rimborsi non sono considerati reddito imponibile. In questo caso non vieni pagato per un bene o un servizio, ma piuttosto per mettere fuori una certa somma di denaro ora che ti verrà ripagata in seguito.
Tracciamento corretto delle spese rimborsabili
Oltre a documentare correttamente le spese rimborsabili sul tuo piano dei conti, dovrai mantenere registri accurati. Se possibile, archiviare tutte le ricevute, dichiarazioni o altra documentazione relativa alla spesa. Conservare una copia con i documenti fiscali dell'anno fiscale in modo che sia possibile fare riferimento ad essa in caso di audit o di eventuali domande. Senza un'adeguata documentazione, l'IRS potrebbe sostenere che la vostra spesa rimborsabile avrebbe dovuto essere considerata come reddito imponibile, il che porterebbe alla vostra azienda a doverne di più alla fine dell'anno fiscale.
