La corrispondenza commerciale è in genere succinta e ben organizzata, con i pensieri dello scrittore presentati in modo abbastanza conciso da adattarsi a una sola pagina. Tuttavia, ci sono momenti in cui il messaggio che devi trasmettere richiede due pagine. La corretta formattazione della seconda pagina della lettera commerciale garantisce che il lettore non trascuri le tue opinioni finali.
Formattazione dell'intestazione della seconda pagina
Il formato dell'intestazione della seconda pagina scelto dipende da te, ma dovrebbe sempre includere almeno il nome completo della persona a cui è stata scritta la lettera. L'intestazione della seconda pagina può anche includere il numero di pagina e la data della lettera.
Alcuni scrittori preferiscono usare una singola riga nella seconda pagina della loro lettera commerciale. Questo è noto come il formato orizzontale. Ad esempio, digitano il nome del destinatario sul margine sinistro, centrano il numero della pagina e digitano la data giustificata con il margine destro. Usando questo formato, sembra quasi che tu stia creando tre colonne.
Un altro modo per formattare la seconda pagina consiste nell'utilizzare il formato di blocco, ovvero digitare il nome del destinatario sulla riga superiore sotto il margine di un pollice, quindi digitare il numero di pagina sulla riga successiva e la data sulla terza riga. Per esempio:
Mr. Davey Jones
Pagina 2
1 ottobre 2018
Invece di usare il margine giustificato a destra, basta passare oltre il centro della pagina quasi al margine destro. Quando i lettori guardano la seconda pagina, la prima cosa che vedono è il loro nome, il numero di pagina e la data. In questo modo, se si sceglie di pinzare la prima e la seconda pagina, l'area pinzata non copre l'intestazione sulla seconda pagina.
Una volta posizionata l'intestazione, dovresti lasciare tre righe vuote prima di includere il resto della tua lettera commerciale. Assicurati di avere abbastanza testo per giustificare una seconda pagina. Se hai solo una linea aggiuntiva o due, prova a tagliare la tua lettera per adattarla a una pagina. Inoltre, assicurati di non iniziare la seconda pagina della tua lettera nel mezzo di una frase. Quando possibile, inizia un nuovo paragrafo sulla seconda pagina in modo che la tua lettera scorra meglio.
Creazione del margine di seconda pagina
Se si dispone di una lettera commerciale di due pagine, si consiglia di pinzare le due pagine insieme. Tuttavia, è accettabile se pieghi semplicemente le due pagine della tua lettera in modo che si adattino alla busta. Se pinzi le pagine, il lettore ovviamente sa che c'è di più nel tuo messaggio rispetto al contenuto della prima pagina. Tuttavia, se si sceglie di non graffare, assicurarsi di iniziare la formattazione abbastanza in basso dal bordo superiore della seconda pagina in modo che il lettore si renda conto che la seconda pagina è importante quanto la prima. Un margine di un pollice dalla parte superiore della pagina è consuetudine. È qui che inizierai l'intestazione della seconda pagina.
Ottieni le informazioni del destinatario corrette
Poiché la seconda pagina della tua lettera commerciale contiene il nome del destinatario, è fondamentale che il nome del destinatario sia scritto correttamente nella prima pagina della lettera, seguito dal titolo e dall'indirizzo postale corretti. Nella prima pagina della tua lettera commerciale, le informazioni del destinatario seguono la data e il tuo indirizzo di ritorno.
In caso di dubbi sull'ortografia di qualsiasi informazione del destinatario, controllare il sito Web della società o chiamare la segreteria della società o l'addetto alla reception. Non rischiare di imbarazzarti e magari offendere il destinatario utilizzando informazioni non corrette o obsolete.
