Per firmare o non firmare? Questa è la domanda che si pone spesso quando i manager impegnati decidono di scrivere un memo. A differenza delle lettere commerciali, che richiedono chiaramente una firma, i promemoria sono una questione diversa. Se firmarli non è chiaro per molti giovani manager che hanno appena iniziato nel mondo degli affari. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a capire se firmare o non firmare.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer
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Programma di elaborazione testi di base
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Guida grammaticale o libro di stile, ad esempio, AP Style Book
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Ricerca topica, cioè relazioni finanziarie, relazioni contabili, ecc.
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Dizionario, thesaurus, software per fogli di calcolo (opzionale)
Sulla superficie possono sembrare simili, ma ci sono molte differenze tra un memo e una lettera. Le lettere scritte su carta intestata dell'azienda sono documenti esterni. Tendono a rivolgersi a pubblici esterni più piccoli, come clienti, fornitori e regolatori del settore. Ciò rende una firma un elemento richiesto. I memo, tuttavia, sono interni e di solito sono visti solo dai dipendenti di un'azienda. In pratica, i memo non includono una firma. Tuttavia, a volte i manager sono saggi di includere le loro iniziali accanto al loro nome nell'intestazione. Il vero trucco è sapere se e quando farlo.
Lo scopo di un memo aiuterà a dettare se firmarlo o meno. In secondo luogo per l'e-mail, i memo sono uno strumento principale utilizzato dai manager per condividere le informazioni con i dipendenti, che si tratti di semplici annunci o informazioni chiave riguardanti i cambiamenti nella politica. Alcuni promemoria tendono ad essere più sensibili di altri rispetto alla natura.
Quanto è sensibile l'informazione? I memo di routine, quelli che trattano argomenti non controversi, costituiscono la maggior parte dei memo inviati dai gestori. Questi tipi di memo raramente richiedono un follow up e tendono ad essere presi al valore nominale. Altri argomenti, come misure di ridimensionamento aziendale, riduzione dei benefici per la salute, ecc., Possono essere difficili da sentire per i dipendenti. Di conseguenza, la loro validità potrebbe essere contestata. Quando l'argomento è sensibile, il memo writer può inizializzare il memo per aggiungere validità ai contenuti. Ma anche allora, le iniziali non sono richieste.
Quante persone riceveranno il memo? Di nuovo, i memo a volte vanno a centinaia di persone e inizializzarli potrebbe essere un compito che richiede tempo. Nel mondo degli affari, il tempo è denaro. Anche l'aggiunta di iniziali può essere una grande impresa. Al momento di decidere se iniziare o meno un memo, chiedere quale valore viene aggiunto con questa attività? Se nessuno, salta.
Suggerimenti
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I blocchi di firma segnalano ai lettori che hanno raggiunto la fine di una lettera. Con i memo, tuttavia, telegrafare il finale utilizzando espressioni di transizione che evidenziano la conclusione, come "in chiusura" o "ultimo".
avvertimento
Ricorda, che tu stia scrivendo un memo o una lettera, con o senza firma, potrebbe essere un documento legalmente vincolante. Mai sbarazzarsi di qualsiasi corrispondenza in fretta. Potresti ottenere te stesso e la tua compagnia in acqua calda.
