In genere, uno schedario si riferisce a un mobile per ufficio che memorizza documenti e documenti. Gli schedari sono disponibili in diverse dimensioni. Alcuni hanno serrature per impedire l'accesso non autorizzato, mentre altri armadi sono facili da trasportare e accessibili da chiunque. Le aziende con grandi quantità di file, come ospedali, studi legali o scuole, spesso mantengono armadietti che non possono spostarsi facilmente.
Nozioni di base
Esistono diversi modi per archiviare i documenti. Per sviluppare un approccio sistematico, è necessario analizzare le informazioni che verranno memorizzate all'interno dei file. Brainstorm diversi modi in modo da poter selezionare il metodo migliore. Ad esempio, se si tengono registrazioni dei fornitori di parti di automobili, è possibile archiviare utilizzando un approccio alfabetico in base al nome dell'azienda. È inoltre possibile stabilire un metodo per separare i fornitori per regione (ad es. Sud, Ovest, Est, Internazionale). Se si conservano record di rettili, il metodo potrebbe comportare l'organizzazione di rettili in base al loro nome scientifico o alla data di creazione del file.
Gestione documenti
Una volta che hai progettato un metodo soddisfacente, assicurati di scriverlo in modo che altre persone possano capire e seguire il sistema di archiviazione. Dovresti anche assicurarti che i file siano correttamente conservati, perché il tuo sistema diventerà rapidamente inefficace se i file sono incompleti (ad es. Dati mancanti) o archiviati in modo improprio (ad es. Categorie di file ignorate). Ad esempio, se si separano i generi per colore, le persone che creano file devono ricordare di distinguere maschi e femmine.
È necessario prevedere la crescita e aggiungere armadi o spazi aggiuntivi secondo necessità. In caso contrario, i record verranno riempiti troppo strettamente. Considerare anche come differenziare l'attivo dai file inattivi e, se applicabile, quando distruggere o distruggere i file inattivi.
considerazioni
Molte aziende implementano sistemi di organizzazione dei documenti che utilizzano documenti originali o copie cartacee. Tuttavia, prima di creare un nuovo sistema di archiviazione, è necessario esplorare le opzioni virtuali. Ad esempio, è possibile acquistare un programma software e immettere dati in un server interno o basato sul Web. Anche se attualmente disponi di un sistema di archiviazione, dovresti valutare il tempo e il costo del trasferimento dei dati con il potenziale risparmio di costi e l'efficienza dell'archiviazione digitale o basata su Web. Gli studi legali che utilizzano il software di gestione dei casi Needles potrebbero impiegare molto tempo nel trasferimento dei dati, ma una volta che il sistema è pienamente funzionante esistono innumerevoli vantaggi, come la possibilità di accedere ai file da postazioni remote.
