Tenere traccia e ordinare i materiali di consumo per una grande organizzazione, come una scuola, può essere difficile. Ogni modello di stampante utilizza un diverso tipo di cartuccia d'inchiostro o toner e ogni cartuccia d'inchiostro stamperà un numero diverso di pagine prima che sia necessario sostituirla. Sebbene sia possibile tenere traccia delle cartucce di inchiostro ordinando alla vecchia maniera, con un elenco generato da carta e matita, creare un foglio di calcolo per archiviare tutte le informazioni pertinenti farà risparmiare tempo e consentirà di pianificare l'inchiostro in modo più efficace nel tempo.
Crea un nuovo foglio di calcolo vuoto per tenere traccia degli ordinamenti delle cartucce d'inchiostro usando il programma di calcolo del tuo computer. È probabile che il tuo computer sia dotato di Microsoft Excel installato come parte di Microsoft Office. Se non disponi di Excel, scarica e installa una suite per ufficio gratuita, come OpenOffice, o utilizza uno strumento online come Google Docs, a cui puoi accedere gratuitamente se ti iscrivi a un account Gmail gratuito.
Determina quali informazioni vuoi monitorare. Questo può variare caso per caso, e uno dei vantaggi dell'uso di un foglio elettronico è che è facile cambiare le informazioni che si traccia man mano che le esigenze cambiano. Per cominciare, prova a rintracciare il numero della stanza in cui è installata ogni stampante, il tipo di stampante, i tipi di cartucce d'inchiostro o il toner che la stampante utilizza, quanto hai pagato per l'inchiostro e la data in cui hai ordinato l'inchiostro di ricambio.
Inserisci prima le intestazioni per le colonne del foglio di calcolo. Si noti come è configurato il foglio di calcolo vuoto. C'è una fila di numeri che scorre lungo l'asse verticale e una fila di lettere attraverso l'accesso orizzontale. Nella prima cella o riga 1 colonna A, digitare "Numero stanza". Nella riga 1 colonna B, digitare "Modello stampante". "Modello di cartuccia d'inchiostro" va nella riga 1 colonna C, e così via, fino a quando non si immette un'intestazione di colonna per ogni informazione che si desidera tracciare.
Scegli la prima stampante che desideri inserire nel tuo foglio di calcolo e inizia digitando il numero della stanza nella colonna 2 della riga A. Digita il modello della stampante nella colonna 2 della riga 2 e quindi continua a inserire tutte le informazioni pertinenti nella colonna appropriata, inclusa la data ultimo inchiostro ordinato
Immettere le informazioni per la stampante successiva, iniziando con la colonna 3 della riga 3, quindi inserire gli altri dati per quella stampante in ciascuna colonna appropriata. Continuare a inserire le informazioni per ciascuna stampante successiva in una nuova riga fino a quando tutte le stampanti e le informazioni della stampante non sono elencate. Al termine, salva il foglio di calcolo sul disco rigido del computer.
Crea ulteriori colonne di date vuote per registrare ogni volta che ordini inchiostro per una stampante particolare. Salva il file sul disco rigido quando hai finito in modo da poterlo utilizzare la prossima volta che ordini i materiali di consumo.
Suggerimenti
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Usa una formattazione speciale per evidenziare informazioni importanti o come aiuto organizzativo. Ad esempio, utilizza un carattere grassetto per le intestazioni di colonna e un carattere colorato per raggruppare le stampanti nella stessa unità organizzativa. Ad esempio, è possibile utilizzare la stampante verde per uso docente, blu per stampanti da utilizzare per studenti e arancione per stampanti installate in una libreria.
Dopo che è trascorso un po 'di tempo - un semestre o un anno scolastico, per esempio - sommare l'importo speso per l'inchiostro di ciascuna stampante durante quel periodo. È possibile utilizzare queste informazioni per verificare se alcune stampanti vengono utilizzate più spesso di altre, se una stampante è più conveniente di un'altra e anche quali reparti o aule utilizzano la maggior parte dell'inchiostro - informazioni che possono essere utili sia per il riordino che per il bilancio scopi.
