Un piccolo sistema di cassa aiuta le aziende a pagare piccole spese rapidamente senza registrare ogni transazione. È un fondo di denaro separato che viene accantonato per pagare forniture o altre spese a basso costo. Per controllare correttamente il fondo di cassa piccola e registrarlo correttamente ai fini fiscali, il fondo dovrebbe essere conservato in un luogo sicuro e riconciliato frequentemente.
Petty Cash System
Mentre alcune aziende di vendita al dettaglio gestiscono piccole spese dal loro bancarelle, un sistema di cassa meschino adeguato significa mettere da parte una quantità fissa di denaro in una scatola o un cassetto e usarlo per pagare piccole spese. Le entrate per le spese vanno nella scatola insieme a qualsiasi modifica dalle transazioni. Il totale delle entrate e il contante rimanente devono sempre corrispondere all'importo iniziale. Ad esempio, se disponi di un fondo in contanti da $ 100 e spendi $ 27,52 in forniture per ufficio, la tua ricevuta per l'acquisto più il denaro rimanente nel fondo aggiungerà fino a $ 100.
ricevute
L'IRS richiede ricevute per tutte le spese superiori a $ 75, ma è una buona abitudine ottenere ricevute per ogni transazione di cassa, non importa quanto piccola. Le ricevute forniranno il backup dei piccoli assegni di rifornimento in contanti quando è necessario rabboccare il fondo. Quando la piccola liquidità diventa bassa, controlla sempre il saldo con le ricevute prima di aggiungerne altre. Per ricostituire il fondo, scrivi un assegno aziendale a "Petty Cash", incassalo e aggiungi i soldi alla scatola. Le ricevute e la scheda di riconciliazione per cassa piccola vanno al contabile per l'ingresso nel sistema contabile.
Segnalazione
Il piccolo foglio di riscossione dei contanti e le ricevute sono il backup per il piccolo assegno di rifornimento in contanti. Inseriscili come un'unica transazione nel registro bancario e assegna i totali parziali a ciascuna categoria. Ad esempio, se le entrate ammontano a $ 97,12 e rappresentano $ 29,88 in forniture per ufficio, $ 43,02 in manutenzione e $ 24,22 in promozione, la transazione addebitata Bank $ 97,12 e crediti Office Supplies $ 29,88, Manutenzione $ 43,02 e promozione $ 24,22.
Conservare i record
Come qualsiasi altra spesa aziendale, l'IRS richiede che tu mantenga le ricevute e altre copie di riserva per sette anni. Allegare le ricevute sul retro del modulo e scheda di riconciliazione per cassa piccola quando inserite. Conserva le tue ricevute lontano da una luce intensa. Alcune ricevute stampate su carta termica svaniranno molto prima che venga soddisfatto il requisito di conservazione.
