In un mondo imprenditoriale perfetto, i dipendenti non avrebbero bisogno di un foglio scritto di "cose da fare e da non fare" per quanto riguarda le vostre aspettative sul loro comportamento, sulle abitudini lavorative e sull'etica. Sfortunatamente, i libri di legge sono pieni di casi che coinvolgono lavoratori che hanno citato in giudizio i loro datori di lavoro per ingiustificato licenziamento per il fatto che non gli è mai stato detto che non era opportuno giocare al computer, vendere i mobili per ufficio o le forniture di pilfer. Ecco come scrivere dichiarazioni di politica che garantiranno che tutti giochino secondo le stesse regole.
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Identificare un problema personale che deve essere affrontato. Questo può essere un problema che esiste (ad esempio, violazioni del codice di abbigliamento, assenteismo) o un potenziale problema che potrebbe derivare da un'imminente fusione, ridimensionamento, esternalizzazione o l'introduzione di un nuovo prodotto o servizio.
Assemblare un comitato informale che comprende la persona delle risorse umane, un avvocato e i rappresentanti del gruppo che saranno direttamente interessati dalla nuova politica.
Spiega al gruppo perché ritieni che sia necessaria una nuova politica. Per utilizzare l'esempio di un codice di abbigliamento, è possibile sostenere che i dipendenti devono proiettare un'immagine professionale dell'azienda al fine di attrarre e fidelizzare i clienti. Se i clienti percepiscono che i dipendenti non hanno dedicato tempo o attenzione al loro aspetto, potrebbero chiedersi se tale disattenzione si estenderà alla gestione della loro polizza assicurativa o alla vendita della loro casa.
Chiedere il feedback del comitato su come il problema può essere risolto. Ad esempio, si potrebbe suggerire che agli impiegati maschili è consentito indossare camicie aperte, ma che devono sempre avere un cappotto e un pareggio disponibili per le riunioni con i clienti. Altre idee potrebbero essere di designare un giorno alla settimana (ad es., "Casual Friday") per un codice di abbigliamento rilassato o per consentire ai dipendenti che non hanno alcun contatto con il cliente di definire quale tipo di abbigliamento sarebbe più adatto alle loro condizioni di lavoro.
Esaminare i suggerimenti e selezionare quelli che sono i più praticabili. Torna alla commissione con questo elenco e invita la discussione su (1) quale rappresenta il miglior compromesso e (2) come verrà applicata la politica.
Delinea la tua politica. La dichiarazione di apertura dovrebbe spiegare in un linguaggio chiaro e inequivocabile perché la politica è importante. La seconda sezione dovrebbe indicare quale è la nuova politica, chi influenza e quale data avrà effetto. Se ci sono diversi componenti della politica (ad esempio, un elenco di abbigliamento che non sarà più accettabile), utilizzare i punti elenco in modo che questi risaltino. La terza parte della politica dovrebbe spiegare come verrà applicata la politica e le conseguenze per la sua violazione.
Esaminare la bozza della dichiarazione politica con la persona responsabile delle risorse umane e l'avvocato per assicurarsi che tutte le basi siano state coperte e che la lingua sia facile da capire.
Determinare in che modo la nuova dichiarazione politica sarà diffusa ai dipendenti. Il formato più popolare è un promemoria per ufficio distribuito tramite canali regolari. Sfortunatamente, questo approccio può lasciarti aperto a un dipendente che insiste che lei o lui non l'ha mai visto o che è stato buttato fuori per sbaglio. Per affrontare questo scenario, potresti voler includere una riga di firma per ogni dipendente sotto la dichiarazione "Accetto ricevuta e comprensione di questa politica". Distribuisci due copie. Chiedi loro di firmare e restituire uno di loro e di conservare il secondo file o nel loro manuale dei dipendenti.
Suggerimenti
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Le conseguenze della violazione di una politica aziendale dovrebbero essere coerenti con il grado di gravità. Per infrazioni minori, questo potrebbe essere qualcosa di semplice come una lettera di rimprovero posta nel file del personale del lavoratore, un molo di pagamento o il ritiro di un privilegio. Per atti più gravi come abuso di sostanze, furto o compromissione dell'integrità della società, il risultato sarebbe la risoluzione e, in alcuni casi, la presentazione di accuse penali.
