Un rapporto di contatto documenta tutti gli argomenti trattati durante le riunioni, le teleconferenze e le chiamate telefoniche. Un esempio di questo tipo di rapporto viene utilizzato durante la raccolta di fondi; riassume gli argomenti trattati da un professionista dello sviluppo di fondi con un potenziale donatore. Il rapporto aiuta a chiarire eventuali malintesi o domande su quali parti hanno condiviso quali informazioni. Scrivere un referto può sembrare difficile e inutile, ma a lungo andare può far risparmiare tempo e minimizzare la frustrazione.
Chiedi tutti i nomi di tutti i partecipanti alla riunione, alla teleconferenza o alla telefonata. Scrivile nella parte superiore del foglio, insieme alla data e all'ora in cui la riunione è iniziata e terminata.
Prendere appunti su tutti gli aspetti importanti della riunione, telefonata o chiamata in conferenza.
Digita il tuo referto referente alle note della riunione. Includere il nome dell'azienda e la persona che rappresenta la società, nonché il nome della società o il suo rappresentante.
Registra la data e i mezzi di contatto. In casi aziendali, documentare i nomi di tutti i dipendenti o le persone coinvolte nella riunione; cosa è successo di importanza nell'incontro; chi ha detto cosa; quali informazioni sono state discusse e cosa è stato realizzato; il prossimo oggetto di cui parlare o se tutto è stato risolto; e nel primo caso, la data del prossimo incontro.
Controlla il rapporto dei contatti e assicurati che non manchi nulla. Aggiungi eventuali dettagli mancanti.
Invia il rapporto di contatto, per e-mail, fax o posta ordinaria.
