Una lettera di intenti da affittare è un riassunto dei termini accettabili per il proprietario e l'inquilino che sta cercando di contrattare un affitto di spazi commerciali. Può essere preparato da entrambe le parti, ma spesso l'inquilino scriverà la lettera dopo aver esaminato diverse opzioni nel mercato e ha deciso di concentrarsi su un singolo spazio. Il LOI segnala al proprietario che l'inquilino vuole andare verso un accordo formale. Quando viene firmato da entrambe le parti, il proprietario di solito chiede al suo avvocato di convertire il LOI in un documento di leasing completo e vincolante che sostituisca in modo efficace il LOI.
Fase uno: organizzazione delle informazioni
Raccogli tutte le informazioni che sono già passate tra le parti. Ad esempio, il proprietario potrebbe aver dato al potenziale inquilino una proposta per lo spazio, e fornito planimetrie, foto e persino un documento di leasing campione. L'inquilino potrebbe aver raccolto informazioni sull'edificio anche da una varietà di fonti, compresi i broker, le fonti di dati online e l'ispezione personale. Maggiore è lo sforzo che l'inquilino mette nella creazione di una LOI che riflette accuratamente i dettagli dello spazio e le condizioni commerciali, più rapidamente sarà raggiunto un accordo reciproco. Inoltre, un LOI più accurato di solito si traduce in meno tempo impiegato nella correzione di errori e incomprensioni durante la preparazione del leasing finale, che è quasi sempre condotto da avvocati con retribuzione oraria.
Fase due: raccogliere i problemi da affrontare
Elenca tutti i problemi che verranno affrontati nel LOI. I tipici problemi che richiedono un chiarimento nel LOI includono:
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Le premesse
- lo spazio locato, che può comprendere aree interne ed esterne come marciapiedi o banchine di carico e diritti di parcheggio
Termine del contratto di locazione Affitto base
Escalation in affitto per la durata del contratto di locazione proposto, chiamato revisione dell'affitto
Responsabilità per le spese operative come le utenze, le tasse immobiliari e l'assicurazione contro gli incidenti
Ristrutturazioni - chi pagherà per rendere lo spazio utilizzabile per lo scopo dell'inquilino, oltre a una tempistica
Usi consentiti dello spazio.
Molti inquilini hanno preoccupazioni specializzate come segnaletica, orari di apertura, sicurezza e accesso limitato. Tutti questi problemi dovrebbero essere identificati e sufficientemente spiegati dal locatario nel LOI.
Fase tre: creare un modello per preparare una bozza finale
Prendi in considerazione l'utilizzo di un modello per preparare la bozza finale del LOI. Il broker o l'agente di leasing che ti sta aiutando potrebbe avere un modello di lettera, o potresti trovarne uno online. Anche il padrone di casa può essere una risorsa in questo passaggio, offrendo una versione standard del contratto di locazione. Sapendo che il contratto di locazione conterrà tutti i punti concordati, l'inquilino può utilizzare l'indice del contratto di locazione come punto di partenza per il LOI. Alcuni inquilini esperti, come un ristorante della catena nazionale, avranno un documento molto dettagliato che hanno affinato per anni di utilizzo.
Fase quattro: scrivere una semplice lettera di intenti in leasing
Definire attentamente la proposta relativa a ciascun problema. Ad esempio, sotto la voce Lease Term, l'inquilino potrebbe indicare che desidera "affittare i locali per un periodo continuo di 60 mesi, a partire dal 1 ° giugno 2015 e fino al 31 maggio 2020". L'utilizzo di un linguaggio specifico consente a tutti i lettori del documento per capire e interpretare l'offerta fatta dall'inquilino. Occasionalmente, il LOI farà riferimento a una mostra dettagliata che appare alla fine della lettera; una planimetria o un programma di noleggio annuale.
Passaggio 5: creare una conclusione
Concludere con un breve paragrafo che spiega i termini espressi rispecchiano l'intento ma non sono vincolanti per le parti. Questo punto è fondamentale: quello che stai facendo qui è fidanzarsi, non sposarsi. Se non ti piace qualcosa che è scritto nel documento di leasing, o il proprietario non accetterà le tue condizioni, puoi sempre tornare indietro.
Il paragrafo di chiusura può anche esprimere un limite di tempo per un accordo che richiede al proprietario di effettuare una qualche forma di risposta entro una certa data. La risposta potrebbe assumere la forma di una copia firmata della lettera o semplicemente di una telefonata per discutere dei problemi. Infine, assicurati di firmare la lettera di intenti per affittare o affittare uno spazio e aggiungere il tuo nome e il titolo. Fornire una linea di firma per il proprietario in modo che possa accettare la vostra offerta.
