L'IRS ha un programma di informazioni che richiede alle aziende di archiviare alcuni dati restituiti. I vari moduli 1099 fanno parte di questo programma. Le aziende sono tenute a emettere 1099 per i vari tipi di pagamenti effettuati a contraenti indipendenti, fornitori di servizi professionali e altre persone ed entità. L'IRS corrisponde alle informazioni 1099 alla parte interessata per garantire che i pagamenti ricevuti siano correttamente segnalati come reddito. È importante che le piccole imprese rispettino i requisiti di segnalazione 1099; l'IRS impone sanzioni severe per la non conformità.
Requisiti di segnalazione
Esistono numerosi moduli 1099 utilizzati per segnalare una varietà di transazioni. Tuttavia, il 1099 più comune per una piccola impresa è il modulo 1099-MISC, che viene utilizzato per segnalare i pagamenti di entrate varie ai non dipendenti (contraenti). Questo modulo 1099 è dovuto al contraente prima del 31 gennaio e all'IRS prima del 28 febbraio dell'anno successivo. Le copie dovrebbero anche essere inviate agli stati dove richiesto. L'azienda deve inoltre presentare un modulo 1096, che riepiloga le informazioni sul modulo 1099 MISC. Il modulo 1096 e il 1099 sono archiviati insieme all'IRS come pacchetto.
Ci dovrebbe essere un deposito 1099-MISC per ogni persona pagata, come segue: -Pagamenti di $ 600 o più dollari per i dipendenti a contratto, appaltatori indipendenti e / o consulenti, medici, corporazioni di medici o altri fornitori di servizi sanitari o medici, acquisti di pesce per la rivendita e i proventi delle assicurazioni sul raccolto. -Pagamenti di $ 10 o più per royalties, dividendi sostitutivi e interessi esentasse. -Pagamenti di qualsiasi importo per avvocati e membri dell'equipaggio di barche da pesca. -Pagamenti di qualsiasi importo a soggetti soggetti alle regole di ritenuta di riserva. -Vendita di $ 5.000 o più di prodotti di consumo destinati alla rivendita in qualsiasi altro luogo che non sia un negozio al dettaglio permanente.
Penalità per il deposito in ritardo
I moduli 1099 forniti da MISC dopo le date di scadenza del reso sono soggetti alle seguenti sanzioni: -Per le correzioni apportate entro 30 giorni dalla data di deposito, la sanzione è di $ 15 per 1099, con un massimo annuale di $ 25.000 per le piccole imprese. -Per le correzioni apportate tra il 1 aprile e il 1 ° agosto dell'anno civile in cui era dovuta la 1099, la sanzione è di $ 30 per 1099, con un importo massimo annuale di $ 50.000 per le piccole imprese. -Per le correzioni dopo il 1 ° agosto dell'anno il 1099 è dovuto, la sanzione è di $ 50 per 1099, con un importo massimo annuale di $ 100.000 per le piccole imprese.
Dipendente Contro Indipendente
Spesso è difficile per le piccole imprese determinare se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente. Come regola generale secondo l'IRS, "un lavoratore è considerato un appaltatore indipendente se è soggetto alla direzione o al controllo di un altro allo scopo di delineare il lavoro da svolgere, ma non per quanto riguarda i mezzi e i metodi da che il lavoro è compiuto."
L'IRS spesso mette in discussione la classificazione dell'occupazione. I 20 fattori chiave elencati nella procedura Entrate 85-18 sono utilizzati dall'IRS per determinare lo stato del lavoratore. Se l'IRS sfida con successo la classificazione di un lavoratore, la piccola impresa sarebbe responsabile per le ritenute alla fonte e sarebbe soggetta a multe e sanzioni per non aver trattenuto e pagato le imposte dovute.
Dipendenti legali
Alcuni lavoratori sono automaticamente classificati come dipendenti dalla legge. L'azienda deve prima stabilire se il lavoratore è un "dipendente statutario" o un "appaltatore indipendente dalla legge". Se il lavoratore non rientra in nessuna di queste categorie, l'azienda deve valutare lo stato del lavoratore sotto il 20- test dei fattori.
Conclusione
La non conformità con i requisiti di segnalazione 1099 può comportare gravi conseguenze per le piccole imprese. In caso di dubbi sulla capacità dell'azienda di gestire i requisiti di segnalazione 1099, è necessario ottenere un aiuto professionale esterno.
