I promemoria, o promemoria, sono brevi comunicazioni di business che servono per ottenere importanti informazioni attraverso le persone in un formato conciso e di facile lettura. Una voce chiara è un aspetto importante di ogni promemoria perché prepara il lettore a ciò che verrà. Una rapida scansione dell'intestazione rivela le informazioni chiave su chi è coinvolto nell'argomento, su cosa verrà affrontato e quando il promemoria è stato inviato. Un formato di intestazione coerente rende facile per dipendenti e colleghi leggere, comprendere e archiviare questi documenti utili.
Formattare ciascun memo allo stesso modo con, da, data e linee oggetto chiaramente designate. Questi elementi dovrebbero essere stampati su linee separate e in lettere maiuscole.
Digitare il nome e i titoli di tutti i mittenti e destinatari nelle sezioni "a" e "da" del memo. Non è necessario utilizzare Mr. o Mrs. in un memo, sebbene la Dr. venga occasionalmente usata. Includere sia il nome che il cognome di ciascun individuo per evitare confusione.
Inserisci la data corrente nella sezione "data" dell'intestazione. Non includere il giorno della settimana, ma includere l'anno.
Scrivi una linea tematica concisa e informativa. Evita argomenti di una o due parole che non trasmettano informazioni sufficienti, come "Aggiornamento aziendale". Scegli un argomento che permetta ai tuoi destinatari di sapere esattamente di cosa si tratta, ad esempio "Aggiornamento del codice di abbigliamento aziendale".
Suggerimenti
-
Gli elementi di titolo possono essere riordinati come desiderato. Alcune aziende preferiscono avere la riga dell'oggetto più in alto nella rubrica. Qualunque cosa tu scelga, tienilo coerente da un memo all'altro.
Se si utilizza un foglio di memo prestampato e si scrivono i dettagli a mano, non è necessario includere i due punti dopo ciascun elemento dell'intestazione.
