Per molte persone, ricordare un numero elevato di numeri di telefono è un compito impossibile. Quando qualcuno chiama il tuo ufficio, devi avere il numero giusto a portata di mano in questo momento, e il modo migliore per farlo è quello di mantenere una directory telefonica dell'ufficio. Mentre i grandi uffici possono avere sistemi telefonici complessi con directory elettroniche, la maggior parte degli uffici non ha bisogno di nulla di così elaborato. Con pochissimo sforzo, puoi creare una semplice directory dell'ufficio per mettere tutte le informazioni di cui hai bisogno a portata di mano.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer
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Software foglio di calcolo o account Google Documenti
Crea un nuovo foglio di lavoro e chiamalo "Directory di Office". L'utilizzo di un foglio di calcolo è un modo semplice per impostare un elenco telefonico per un ufficio che non è abbastanza grande da avere un sistema di rubrica telefonica centrale.
Aggiungi tre intestazioni di colonna al tuo foglio di calcolo: Nome, N. ufficio e Telefono. Se lo desideri, aggiungi più colonne al foglio di lavoro e puoi facilmente rintracciare, ad esempio, indirizzi e-mail e numeri di fax.
Invia la directory (o il link ad esso se stai utilizzando un foglio di calcolo online) ai tuoi colleghi e chiedi che vengano inserite le loro informazioni corrette e te le rispediscano. Ci può essere un assistente amministrativo di ufficio con alcune di queste informazioni che puoi chiedere di compilare immediatamente le informazioni per te.
Raccogli i risultati in un unico foglio di calcolo con tutte le modifiche su di esso. Ora hai una directory telefonica funzionante per il tuo ufficio.
Stampa l'elenco telefonico o invialo via email al resto del tuo ufficio per uso generale. Vedi Suggerimenti sotto per un modo semplice per distribuire la directory del telefono con meno problemi.
Suggerimenti
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Poiché i numeri di telefono degli uffici cambiano relativamente frequentemente, l'utilizzo di un foglio di calcolo online come Google Docs può farti risparmiare tempo e fatica. Condividi il foglio di calcolo della rubrica telefonica con tutti gli utenti del tuo ufficio e lascia che eseguano le modifiche necessarie, e poiché la directory è online, non dovrai preoccuparti di inviare nuove copie via e-mail quando la directory viene aggiornata.
