Se gestisci una piccola azienda, devi mantenere i record per mantenere il tuo stato aziendale. Anche se scegli di non incorporare la tua piccola impresa, è semplicemente logico conservare i documenti aziendali. Se desideri vendere la tua attività o tenere traccia di ciò che hai fatto in passato, dovrai disporre di dati a cui fare riferimento. Ecco come conservare i record per una piccola impresa.
Articoli di cui avrai bisogno
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Due raccoglitori a tre anelli
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Schede indice per ciascun raccoglitore
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Accesso a Internet
Acquista due raccoglitori a tre anelli e le schede indice. Utilizzerai un raccoglitore per i tuoi documenti ufficiali (quelli richiesti dall'ufficio del Segretario di Stato al fine di mantenere lo stato aziendale della tua azienda) e l'altro per i registri aziendali quotidiani.
Cerca quali documenti devono essere conservati nel raccoglitore ufficiale. Vai al sito web del Segretario di Stato per un elenco di record che sono richiesti dalla legge. La maggior parte degli stati richiede che vengano conservati almeno i seguenti documenti nel raccoglitore ufficiale: articoli costitutivi o organizzativi, verbali delle riunioni, risoluzioni, certificati e sigillo della compagnia.
Determina quali documenti aggiuntivi devono essere conservati. Tali record verranno mantenuti nel secondo raccoglitore. Di seguito sono riportati esempi di record da conservare nel raccoglitore di record: * Record contabili Applicazioni e permessi Contratti stipulati dalla società Polizze assicurative detenute dalla società Certificati di appartenenza Nomi e indirizzi di tutti i membri o azionisti e i loro interessi Nomi degli ufficiali Accordo operativo o statuto e eventuali modifiche Operazioni su azioni * Documenti di stato (come relazioni annuali)
Etichetta le schede dell'indice. Crea schede indice per tutti i record che manterrai in ogni raccoglitore.
Posizionare i record dietro le relative schede indice. Ordina tutti i tuoi documenti e posiziona i registri aziendali dietro ogni tab corrispondente. L'alfabetizzazione delle schede indice faciliterà la ricerca dei record necessari.
Documenta le decisioni aziendali mentre accadono. Crea un percorso cartaceo per ogni decisione e transazione che la tua piccola impresa fa. Tenere una registrazione scritta delle decisioni aziendali, sia con i verbali per le riunioni ufficiali sia con una registrazione non ufficiale delle decisioni prese nella gestione quotidiana dell'azienda. Assicurati di datare tutti i record.
Mantieni aggiornati i record. L'impostazione dei rilegatori è solo il primo passo. È necessario mantenere aggiornate le informazioni, conservando almeno tre anni di risoluzioni per soci o azionisti.
Suggerimenti
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Esempi di minuti e altri documenti aziendali sono disponibili online. È inoltre possibile acquistare modelli di record aziendali generici da varie società specializzate nell'integrazione di nuove attività commerciali.
avvertimento
Se non si riesce a mantenere registri adeguati per la vostra piccola impresa, la vostra azienda potrebbe rischiare di perdere il suo status aziendale.
