Modulo IRS 941 è la dichiarazione dei redditi federali trimestrali del datore di lavoro. Tutti i datori di lavoro devono trattenere le imposte federali dal risarcimento dei dipendenti. Queste tasse includono l'imposta sul reddito federale, la tassa di previdenza sociale e la tassa di Medicare. Tali pagamenti da parte del datore di lavoro sono accreditati alle passività fiscali dei dipendenti e comunicati a loro (nonché all'IRS) sul W-2 annuale. I datori di lavoro devono anche pagare la loro parte di tasse di sicurezza sociale e Medicare che non sono trattenute dai dipendenti. Il modulo IRS 941 è il veicolo per riportare e pagare queste tasse al governo.
Chi deve archiviare?
I datori di lavoro che trattengono le tasse come richiesto dalla legge devono compilare il modulo IRS 941. Gli importi specifici riportati dal datore di lavoro su questo modulo includono quanto segue: tutti gli stipendi che hai pagato; imposta sul reddito federale trattenuta per conto dei dipendenti; sia i tuoi dipendenti che la tua quota di tasse Social Security e Medicare; eventuali adeguamenti delle tasse di previdenza sociale e di Medicare del trimestre in corso per frazioni di centesimi, assegni per malattia, mance e assicurazioni sulla vita di gruppo; pagamenti avanzati del credito d'imposta sul reddito da lavoro (EIC); e credito per i pagamenti di assistenza premium COBRA.
Il modulo IRS 941 non deve essere utilizzato per segnalare trattenuta di riserva o ritenuta d'imposta sui redditi non pagati. Tali pagamenti includono cose come pensioni, rendite e vincite al gioco d'azzardo. Questi importi sono riportati invece su IRS Form 945 che è un rapporto annuale e non trimestrale per il governo federale.
eccezioni
Ci sono alcune eccezioni. I datori di lavoro non hanno bisogno di presentare il modulo IRS 941 per i dipendenti stagionali. Ad esempio, nei trimestri in cui non si paga lo stipendio, non si ha alcuna responsabilità fiscale, quindi non è necessario archiviare. Tuttavia, è necessario segnalare al governo se ci sono uno o più trimestri per i quali si è esentati ogni volta che si archivia il modulo 941. Questo è riportato alla riga 19.
I datori di lavoro dei dipendenti delle famiglie sono generalmente esenti dal deposito del modulo IRS 941; tuttavia, le informazioni relative a questi dipendenti devono essere riportate sul Modulo 1040, Tabella H, "Imposte sull'occupazione delle famiglie".
Infine, i datori di lavoro dei dipendenti delle aziende agricole non riferiscono su IRS 941. Al contrario, sono responsabili di presentare il modulo 943, "Rendimento annuo dei datori di lavoro per i dipendenti agricoli".
Vendere, trasferire o chiudere la tua attività
Quando vendi o trasferisci la tua attività, sia tu che il nuovo proprietario devi presentare il modulo IRS 941 per il trimestre in cui è avvenuta la vendita o il trasferimento. Tuttavia, dovresti riportare solo gli stipendi e le tasse che hai pagato prima della transazione. Allo stesso modo, il nuovo proprietario dovrebbe solo segnalare la sua quota. Se si passa da un tipo di attività commerciale ad un altro (ad esempio, da una ditta individuale a una società di persone o una società), si considera un trasferimento e deve essere gestito allo stesso modo. Se unisci la tua attività, la società che continuerà l'attività deve presentare il rendimento per il trimestre in cui si è verificata la fusione e l'altra azienda dovrebbe invece presentare un rendimento finale. È necessario presentare un ritorno finale se si chiude la tua attività o smettere di pagare gli stipendi. Sarà necessario indicare all'IRS che si tratta di un ritorno definitivo e può farlo sulla riga 18 del modulo 941. Inoltre, è necessario segnalare al governo il nome della persona che gestisce i registri del libro paga e il luogo in cui si trovano immagazzinato.
Quando è necessario archiviare IRS 941
Modulo IRS 941 è un rapporto trimestrale che significa che è archiviato ogni tre mesi. Tutti i datori di lavoro hanno lo stesso piano di pagamento trimestrale e il primo IRS 941 deve essere archiviato alla fine del primo trimestre in cui hai pagato gli stipendi. Se, ad esempio, hai pagato le tue prime retribuzioni in febbraio, sei tenuto a presentare l'IRS 941 per quel trimestre.
Il modulo è dovuto l'ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre. Il primo trimestre termina il 31 marzo, pertanto è necessario presentare la richiesta entro il 30 aprile. Le scadenze rimanenti sono il 31 luglio (il secondo trimestre si conclude il 30 giugno), il 31 ottobre (il terzo trimestre si conclude il 30 settembre) e il 31 gennaio (il quarto trimestre termina il 31 dicembre).
Se effettui pagamenti puntuali delle imposte dovute durante il trimestre, l'IRS concederà un'estensione di 10 giorni alla data di scadenza del modulo 941. Come il normale modulo 1040 per le imposte personali, la data segnata sul post determina la tempestività dell'archiviazione.
Depositare le tasse
Anche se il modulo 941 è dovuto all'IRS solo su base trimestrale, è necessario pagare le tasse molto più frequentemente e il programma di pagamento non dipende dal programma di gestione stipendi. Esistono due tipi di programmi di pagamento e il tuo programma dipenderà dalla tua responsabilità fiscale totale. Ricorda, questo include Social Security, Medicare e trattenute sul reddito federale. La tua responsabilità è determinata dalla tua segnalazione su Modulo 941 per un periodo di "periodo di attesa" di quattro quarti. Questo periodo va dal 1 luglio (di due anni prima) al 30 giugno dell'anno precedente.
Prima dell'inizio di ogni anno di calendario, è necessario determinare il programma di pagamento. Se hai pagato $ 50.000 o meno in tasse durante il periodo di "look back", sei un depositante mensile. Se la tua responsabilità fiscale per quel periodo supera i $ 50.000, sei un depositante programmatore semiweekly.
Se la tua responsabilità fiscale totale per il trimestre (dopo aggiustamenti appropriati) è inferiore a $ 2500, non è necessario pre-depositare i fondi. Invece, è necessario effettuare un pagamento tempestivo quando si archivia il modulo IRS 941. Se la responsabilità fiscale trimestrale supera $ 2500, è necessario effettuare un deposito in base al proprio programma (mensile o semestrale). I depositi possono essere effettuati presso istituti finanziari qualificati per accettarli o tramite il sistema elettronico di pagamento delle imposte federali (EFTPS).
Penalità e interessi
Le penali e gli interessi sono addebitati sui pagamenti tardivi e sui ritorni archiviati in ritardo come stabilito dalla legge. Al fine di evitare sanzioni e interessi, fare quanto segue: imposte sul deposito prima della data di scadenza, utilizzando EFTPS quando richiesto; invia il tuo modulo 941 completo e completo in tempo; segnala accuratamente il tuo debito fiscale; presentare un controllo valido per i pagamenti delle tasse; fornire moduli W-2 accurati ai tuoi dipendenti; file forma W-3 e copie A del W-2 all'Amministrazione della sicurezza sociale in modo tempestivo e accurato. È una buona idea controllare regolarmente il sito web dell'IRS per ottenere informazioni aggiornate in quanto la legge fiscale cambia sempre e dal momento che il modulo IRS 941 è un deposito trimestrale.
